Resan mot effektiv översättning är unik för varje företag som vill expandera till internationella marknader. Det finns trots allt ingen mirakelkur som fungerar för alla – man måste prova olika verktyg och metoder för att se vilket som passar bäst för ens behov.
Natalia Garbuz, chef för databehandlingsavdelningen på BDO Ukraina, gick igenom så många olika etapper, varav den sista var Smartcat.
Vilka lokaliseringsutmaningar stod ni inför innan ni började använda Smartcat?
Ganska många. Vi är ett säsongsbetonat företag som hanterar många ganska typiska dokument. Beroende på hur väl man känner till verksamheten är det en utmaning i sig.
Först behövde vi se till att alla avdelningar som arbetade med dokumentmallar kunde använda samma system som vår lokaliseringsavdelning. Trados krävde till exempel en separat installation på varje enskild dator, vilket medförde extra kostnader och hindrade samarbete inom ett och samma projekt.
För det andra har vi strikta riktlinjer för visuell identitet, vilket innebär att allt som kommer in måste komma ut exakt på samma sätt. Trados, som vi använde, ändrade dokumentformateringen vid export, och det var ett oändligt problem att hantera.
Vad vi verkligen behövde var en molnbaserad samarbetsplattform med redigeringsfunktioner, översättningsminnen, personligt utrymme och delade funktioner. Eftersom vi arbetar med revision, redovisning och finansiell rapportering behövde vi naturligtvis också egna ordlistor.
Hur hjälpte Smartcat dig att övervinna dessa utmaningar?
Vi hittade alla funktioner och egenskaper vi önskade i Smartcat. Det vill säga översättningsminnen, terminologidatabas, ordlistor, maskinöversättning från olika leverantörer (DeepL är ett exempel på detta), ett företagskonto med separata platser för anställda och mycket annat. Vi är också mycket nöjda med att dokumentformateringen förblir intakt vid export, det är en välsignelse.
Dessutom är Smartcat molnbaserat, vilket vi anser vara mycket viktigt med tanke på vårt företags inriktning på cybersäkerhet och dataskydd.
Varför valde du Smartcat framför andra lokaliseringslösningar?
Det var inte lätt för oss att välja rätt verktyg. För 20 år sedan var det en tryckt ordbok. På 90-talet kom Trados ut på marknaden, vilket var ett stort steg i rätt riktning, men även det behövde utvecklas. På 2000-talet? Google Translate. En dröm! Gratis, effektivt och med massor av språkkombinationer, men ibland komiskt felaktigt. Allt var bra, men ändå inte tillräckligt bra för att fullt ut stödja professionell översättning. Vi ville också ha fördelarna med en välutvecklad maskinöversättning.
Sedan, år 2012, dyker Smartcat upp och bestämmer sig för att molnbaserad datorstödd översättning (CAT) med maskinöversättning, kontinuerlig översättning, översättningsminnen och så mycket annat är rätt väg att gå. Och de hade rätt. Den har helt enkelt allt vi behöver, till skillnad från andra lösningar som antingen erbjuder några av de funktioner vi behöver eller inga alls.
Hur förändrades ditt arbetsflöde när du började använda Smartcat?
Vårt första steg var naturligtvis att testa tjänsten i några veckor innan vi bestämde oss för att teckna ett årsabonnemang på Smartcat. När vi började testa fick vi ett stort översättningsprojekt med en snäv deadline. Det var ett perfekt tillfälle att se vad Smartcat gick för, i hetta av striden, så att säga.
När vi var klara med projektet och gick vidare med licensköpet hade vi redan lärt oss grunderna och till och med lyckats bygga upp en liten ordlista och ett översättningsminne. Det var definitivt en vinst.
Därefter beslutade vi att kalla till ett företagsmöte och övertygade alla med en bra presentation och en kort utbildningsvideo. När vår egen kunskap om Smartcat inte räckte till, hjälpte deras supportteam oss med uttömmande svar på alla frågor som intresserade oss.
Det sista steget var att... börja använda det i hela företaget! Vi pratar om 70 anställda. Supportteamet kom återigen till undsättning och hjälpte oss med processen. Allt vi behövde göra var att ange en e-postadress, ett användarnamn och skapa ett lösenord. Och vips, så var de igång! Så enkelt var det.
Vilka är dina favoritfunktioner? Hur är de till hjälp?
Vi förlitar oss mycket på översättningsminnen i vår verksamhet. Att bygga upp ett sådant kräver mycket skicklighet och kunskap. Utan Smartcats fantastiska supportteam hade det säkert tagit betydligt längre tid att få det gjort på rätt sätt – och tid är den mest värdefulla resurs vi har.
På grund av vår mycket komplexa process kunde vi inte överföra vårt översättningsminne (en serie Word-dokument med textjusterare som kan omvandla ett dokument till TMX-format) till Smartcat på ett sätt som uppfyllde våra sekretesskrav. I slutändan var det dock inte något större problem, eftersom vårt översättningsminne växte i Smartcat för varje framgångsrikt projekt som levererades.
Vilka resultat uppnådde du med Smartcat?
Vi fortsätter att bygga upp ordlistor och översättningsminnen samt förbättra effektiviteten i vår lokaliseringsavdelning. Det är ett arbete som aldrig tar slut, och vi är glada över att det nu är så effektivt. Och naturligtvis är det värt att notera att vi nu alla arbetar tillsammans i ett enda, säkert molnbaserat samarbetsutrymme. Och våra dokument blir inte längre förstörda vid export! Hittills har allt gått bra, och vi kommer att fortsätta använda Smartcat och dess ständigt växande utbud av funktioner.
Allt annat som du tycker är viktigt
Ja, supportteamet! Vi menar det, du kommer inte att vara ensam om du får tekniska problem. De finns alltid där, redo att hjälpa till. Det är som ett mirakel. Dessutom lyssnar de faktiskt på dina önskemål om förbättringar av produkten. Vid ett tillfälle uppmärksammade vi och några andra användare att det saknades icke-utskrivbara tecken i de segment som texten är uppdelad i. Appen sa att det fanns ett fel när det i själva verket inte fanns något, och det var visuellt förvirrande.
Vet du vad som hände? De fixade det en vecka senare. De tar verkligen väl hand om sina kunder, och det i sig är extremt värdefullt.
Besök vårt kommande #LocFromHome-evenemang. Det är gratis!
