Leverantörshantering och hur man gör det på rätt sätt inom språktjänster

Översättare är blodet i ådrorna för alla översättningsföretag. Men för att en organism ska vara frisk behöver den inte bara tillräckligt med blod, utan också ett fungerande kärlsystem som snabbt transporterar blodet dit det behövs. På samma sätt behöver ett översättningsföretag en välfungerande leverantörshantering för att lyckas.

Med leverantörshantering menar vi upphandling, tilldelning och underhåll av relationer med de personer som utför det faktiska arbetet i din översättningsverksamhet – översättare, redaktörer, korrekturläsare, DTP-specialister och så vidare.

Som med alla komplexa system är hanteringen av översättningsleverantörer utsatt för ineffektivitet och oväntade problem. I denna vitbok identifierar vi de största hindren som de flesta språkleverantörer möter i leverantörshanteringen och delar med oss av några tips på hur man kan övervinna dem.

Även om du har en stor och pålitlig databas med frilansare kommer det alltid att finnas projekt som kräver extra tillförlitlighet. Om din text är mycket specifik eller om du behöver upprätthålla en konsekvent ton trots att du anlitar många frilansare, vill du vara säker på att frilansarna översätter bra och i samma stil. Annars kan du få ett dokument som är rörigt som helhet, oavsett hur bra dess beståndsdelar är.

Att genomföra en storskalig testkampanj för översättare är ett huvudbry. Du måste lägga ut annonser på flera jobbportaler och/eller forum, sedan måste du skicka ut massor av e-postmeddelanden och få massor av svar. Under tiden får du samma frågor och har samma diskussioner om och om igen, vilket tar alldeles för lång tid bara för att hålla processen igång.

Du har två alternativ: antingen att själv skapa en effektiv process eller att outsourca leverantörshanteringen. I det senare fallet slipper du administrativa bekymmer. Du skickar bara det dokument som du vill använda för utvärdering till VM-leverantören, som sedan använder en rigorös och beprövad process för att utföra testningen åt dig. Helst bör du kunna granska testerna på ett bekvämt sätt på ett enda ställe och snabbt lägga till alla frilansare vars test du har granskat i ditt TMS-verktyg, så att du snabbt kan bjuda in dem till dina framtida projekt.

Även om du lyckas skicka ut testerna och få tillräckligt med svar, hur vet du exakt vilka som är bra? Om du är modersmålstalare i målspråket är det en sak – men vad händer om du inte är det? Du måste anlita modersmålstalande granskare i det språkkombinationen – i alla språkkombinationer, för den delen. Men hur vet du om dina granskare är bra?

För att bryta denna onda cirkel måste du ha erfarenhet av att arbeta med många testgranskare och välja ut de bästa. Detta är svårt att uppnå om du inte genomför översättningstester hela tiden, varje dag. Återigen, med en extern VM-leverantör kan du vara säker på att kandidaternas tester hanteras av kompetenta granskare.

I alla branscher vill kunderna betala mindre och leverantörerna alltid tjäna mer. Den ideala lösningen är att de möts på mitten, där kunden betalar vad de har råd med och leverantören tjänar vad de förtjänar. Tyvärr blir resultatet oftast en ofullkomlig lösning när det gäller översättning: Kunden betalar mindre och översättaren lyckas precis hålla sin timtaxa tillräckligt hög genom att arbeta mycket snabbare än vad som krävs för att leverera acceptabel kvalitet. Detta kan innebära att de inte granskar sitt eget arbete, producerar en ordagrann översättning som inte låter naturlig eller helt enkelt matar in en lätt redigerad maskinöversättning istället för att göra en ordentlig översättning.

Värst av allt är att till skillnad från exempelvis en taxitjänst, där man snabbt kan se om chauffören är slarvig, märker man inte att en översättning är dålig förrän det är för sent – av de skäl som redan nämnts i föregående kapitel.

För att få bästa möjliga garanti mot överprissatta eller underpresterande översättare måste antingen du eller din VM-leverantör:

• Håll dig uppdaterad om genomsnittspriserna för varje språkkombination och specialisering.

• Undvik att anlita någon vars pris ligger långt över marknadsstandarden, såvida det inte finns ett tvingande skäl att göra det.

• Använd automatiserade verktyg som hjälper till att upptäcka maskinöversättning när en mänsklig översättning förväntas.

Ett alltför vanligt misstag bland ”unga” språktjänstleverantörer är att genomföra en omfattande testkampanj utan några konkreta anställningsplaner – eller ännu värre, med falska löften om anställning som aldrig infrias. De bygger upp en databas med ”bra” översättare som de sparar och använder i framtiden.

Men detta fungerar inte:

• Översättare gillar inte byråer som utsätter dem för mödosamma tester och sedan försvinner. Det betyder inte att de kommer att tacka nej till ditt erbjudande ett år senare, men relationen kommer redan att vara skadad vid det laget.

• Översättare, särskilt de som går med på obetalda tester, är mycket osäkra när det gäller tillgänglighet. Om ett år kanske du upptäcker att hälften av dina ”rekryter” inte längre arbetar som översättare.

• Andra kommer att ha höjt sina priser – vilket är en naturlig utveckling för en översättare – så dina ursprungliga budgetberäkningar kommer att vara felaktiga.

Du måste alltså hålla översättarna sysselsatta hela tiden, så att de snabbt kan svara på nya projektförfrågningar från dig. Återigen kan detta vara enklare med en extern VM-leverantör. Oavsett om du letar efter ett dussin översättare för ett stort projekt eller en översättare med en ovanlig språkkombination eller ämneskunskap, kommer du sannolikt att hitta dem snabbare på detta sätt än på egen hand.

Slutligen kan man i de flesta jurisdiktioner inte bara anställa någon – t.ex. en översättare – och betala dem. Man behöver ”dokumentation”: intyg om godkännande, fakturor, rapporter och så vidare. Det värsta är att dessa varierar från land till land, och – gissa vad – man kommer att behöva arbeta med människor från olika länder om man driver ett språktjänstföretag, åtminstone ett flerspråkigt sådant. Och sedan skatter – varje land har sina egna. Om man inte tar hänsyn till dessa kan det leda till oväntade förluster eller, ännu värre, böter.

Även om detta inte är en vanlig tjänst kan vissa leverantörer av leverantörshanteringstjänster även ta hand om pappersarbetet, så att du inte behöver bry dig om pappersarbete eller skatter alls. I detta fall betalar du bara en samlad faktura varje månad – eller enligt överenskommelse – vilket sparar dig dussintals timmar varje månad.

Du riskerar att förlora fart och kvalitet när du hanterar dina översättningsprojekt. För att hålla dig à jour med marknaden och hålla din översättningsverksamhet flytande har du två alternativ:

1. Anställ dedikerade leverantörschefer. Detta kan vara det bästa alternativet om du är ett stort företag och har råd med ytterligare icke-produktiv personal. Men om du är ett litet och växande företag kanske du vill lägga kostnaden för en hel FTE-enhet – eller flera – på något mer effektivt, såsom affärsutveckling, försäljning eller marknadsföring.

2. Använd en extern leverantörshanteringsleverantör. Genom att outsourca leverantörshanteringsfunktionen sparar du inte bara de extra administrativa kostnaderna som är förknippade med att ha en heltidsanställd, utan slipper också de relaterade organisatoriska och administrativa huvudbrynen. Dessutom innebär stordriftsfördelarna att leverantörens team, som hanterar leverantörshantering i mycket större volymer än du – eller de flesta LSP:er – kommer att kosta betydligt mindre även i direkta kostnader.

Varje alternativ har sina för- och nackdelar, och förhoppningsvis kommer denna vitbok att hjälpa dig att fatta ett väl övervägt beslut.