Översättningsprojektledning som sparar tid och pengar (eller hur man blir en groda)

Projektledning. Inte det mest spännande av begrepp. Skrymmande arkivskåp, klapprande skrivmaskiner och rökfyllda kontor med träpanel – Mad Men, någon?

Okej, så ser det inte riktigt ut i affärsvärlden längre. Numera handlar allt om smartphones, e-post och molnet (och nu kan vi lägga till distansarbete till listan). Men har du ändrat ditt sätt att hantera projekt, tillsammans med din arbetsutrustning och inredning? När det gäller översättning kan du bli förvånad över att upptäcka att din projektledningsstrategi skulle behöva uppdateras. Ännu viktigare är att det kan kosta dig tid och pengar.

Minns du historien om den ”kokande grodan”? (Jag vet... det visar sig att grodan inte bara skulle sitta där medan vattentemperaturen steg, men ha tålamod med mig för analogins skull.) Om du inte känner till historien, innan du fortsätter.

Så, enligt logiken i historien, om du inte just har börjat expandera din verksamhet internationellt och har bestämt dig för att inrätta en robust lokaliseringsprocess med hjälp av den senaste tekniken för översättningshantering (dvs. om du inte är en groda som just har hamnat i en gryta med kokande vatten och omedelbart hoppar upp ur den), översätter du förmodligen fortfarande ditt innehåll på det gamla sättet (dvs. du är en groda i en gryta, du har varit där ett tag och allt är frid och fröjd).

Att översätta på det gamla sättet innebär att projekt kan ta allt från några dagar till flera veckor, och ofta en flod av e-postmeddelanden med briefs, frågor, filer, kontrakt, betalningar etc. Det kan fungera för dig om du driver ett litet företag och är ganska avslappnad när det gäller hur lång tid du behöver för att få översättningarna gjorda (dvs. du är en groda i en gryta och vattnet är skönt och svalt).

Men vem är avslappnad i affärslivet? Det är mer troligt att du skulle behöva påskynda saker och ting i denna värld där allt måste levereras omedelbart (dvs. vattnet i grytan är inte längre så svalt och uppfriskande). Faktum är att din affärsutveckling förmodligen är beroende av det. Vattnet blir varmare, kanske till och med börjar koka. Du är fortfarande kvar i grytan.

Ursäkta att jag blir så dramatisk med analogin, men ni förstår vad jag menar. Kort sagt, behovet av snabbhet har blivit standard i affärsvärlden och den gamla metoden för översättningsprojektledning är inte längre tids- eller kostnadseffektiv.

Det är därför dags att göra sig av med onödiga uppgifter, använda tiden mer effektivt och automatisera repetitiva uppgifter.

Men hur? Låt oss bryta ner översättningsprojektets cykel för att se hur du kan göra det.

Att förbereda allt innan översättningen ens börjar kan vara mycket arbete. Du måste se vad som behöver översättas och beräkna projektkostnader, resurser och tidsramar. Detta kan innebära att ladda ner filer, räkna ordantal, ladda upp arbetsfiler, skapa översättningsminnen och ordlistor samt sätta deadlines för varje uppgift.

Problem: Du lägger för mycket tid på att förbereda översättningsprojekt.

Lösning: 🐸Hitta en allt-i-ett-översättningsplattform som centraliserar hela processen och låter dig automatisera projektförberedelserna. 🐸

Det är dags att hitta lingvister till projektet. Om du inte har ett eget team av översättare, måste du leta efter frilansare som kan arbeta med dina översättningar. Detta innebär att du måste undersöka och utvärdera deras tillgänglighet, erfarenhet, expertis och priser, bland andra faktorer. (Många projektledare inom översättning säger att detta är den svåraste delen. Du kanske har en perfekt kandidat i åtanke, men när du kontaktar dem upptäcker du att de inte är tillgängliga när du behöver dem eller att deras priser har ökat avsevärt sedan du senast arbetade med dem. När du väl har hittat rätt lingvister måste du informera dem, skicka filer, tilldela dem uppgifter och svara på eventuella frågor. Det innebär mer fram och tillbaka – vilket inte bara tar upp din tid, utan också fördröjer översättningsprocessen.

Problem: Du lägger för mycket tid på att leta efter och introducera översättare.

Lösning: 🐸Hitta en marknadsplats för översättningsleverantörer som är lätt att använda – hitta snabbt leverantörernas priser, tillgänglighet och tidigare leveranstider för att anlita dem med trygghet🐸

Dessutom kommer en översättningsplattform som har både en marknadsplats och ett CAT-verktyg sparar mycket tid – du källspråket och få översättningarna gjorda på samma ställe. Det uppmuntrar också till långsiktiga samarbeten med professionella på marknadsplatsen och stärker en konsekvent översättningskvalitet. Även om du har interna översättare är det värt att ha alla på samma plattform och arbeta tillsammans i synkronisering.

När alla har börjat arbeta med sina uppgifter vill du säkert kolla in och se hur arbetet fortskrider då och då. Om alla översättare använder olika översättningsverktyg finns det inget snabbt och enkelt sätt för dig att kontrollera framstegen, om du inte kontaktar översättarna direkt. Det innebär fler mejl fram och tillbaka. Och fler avbrott i översättarnas arbete.

Problem: Antingen lägger du för mycket tid på att kolla med översättarna eller så flyger du i blindo och hoppas att allt går enligt plan.

Lösning: 🐸Använd en transparent översättningsplattform som låter dig se pågående arbete (och upptäcka eventuella problem tidigt)🐸

När översättningarna är klara måste du samla ihop dem alla, kontrollera att alla filer har satts ihop korrekt och publicera innehållet (t.ex. ladda upp det till ett CMS, som WordPress).

När allt är på plats måste innehållet måste kontrolleras igen för att säkerställa att det är som det ska och att det är meningsfullt i sammanhanget. Alla dessa steg tar tid och kan leda till mänskliga fel, särskilt om personen som laddar upp innehållet inte talar det översatta språket.

Lösning: 🐸Använd en översättningsplattform som automatiserar leveransen av innehåll till ditt CMS🐸

Genom att välja en översättningsplattform med CMS-integrationer kan innehåll importeras och exporteras automatiskt, vilket sparar timmar av arbete och förhindrar fel.

Betalningar är tekniskt sett inte en del av projektet, men någon måste se till att leverantörerna får betalt i tid och enligt överenskommelse. Detta innebär att man måste räkna ut alla skulder, upprätta betalningsmetoder för leverantörerna, kontrollera varje lands skatteregler och se till att alla får rätt belopp.

Problem: Du lägger för mycket tid på fakturering och betalningar.

Lösning: 🐸Upprätta ett automatiserat betalningssystem som gör att du kan betala alla leverantörer på en gång🐸

Ett omfattande betalningssystem som är integrerat i din översättningsplattform beräknar automatiskt utbetalningarna för varje leverantör och låter dig betala alla med en enda faktura. Fakturerings- och betalningssystemet bör också ha skatteinformation för alla länder inbyggt så att du slipper bry dig om att räkna ut allt internt.

Så, gör du fortfarande saker på samma sätt som grodan i grytan? Är du medveten om hur mycket tid du lägger på alla dessa extra småsaker i varje steg av lokaliseringsprocessen? Det blir mycket tid – och mycket av det skulle kunna undvikas.

Smartcat-teamet har funderat länge och väl på hur man bäst kan hjälpa företag att effektivisera sina översättningsprocesser – det vill säga hur man kan göra dem snabbare och billigare utan att kompromissa med översättningskvaliteten. Resultatet är Smartcat Autopilot.

Smartcat Autopilot handlar om att automatisera viktiga delar av översättningsprocessen:

• Hitta översättare som uppfyller dina projektkrav (budget, tillgänglighet, specialisering etc.)

• Dela upp arbetet för att fördela arbetsbördan mellan översättarna

• Tilldela översättningsuppdrag till de utvalda leverantörerna

• Säkerställa att arbetet löper enligt plan i varje steg

• Ställa in automatiska betalningar till alla leverantörer

Genom att automatisera alla dessa till synes enkla men tidskrävande uppgifter sparar du tid, håller kostnaderna nere och säkerställer att översättningsstandarden förblir hög.

Är du redo att hoppa ur det kokande vattnet och göra översättningsprojektledningen mer effektiv i ditt företag?

🐸Visa mig hur jag kan spara tid och pengar med Smartcat🐸