Använd automatiserad översättningshantering för framtidsinriktade språktjänstleverantörer

Språkbranschen har förändrats enormt under de senaste två decennierna. I början av 2000-talet innebar ett vanligt projekt att översätta enskilda dokument till högst ett, två eller tre språk. Idag handlar det om hela dokumentuppsättningar, och det förväntade antalet målspråk har nått tvåsiffriga tal – och fortsätter att öka. Världen blir allt snabbare, och ingen kund vill vänta i flera dagar på översatt innehåll – de förväntar sig att det ska publiceras på alla språk samtidigt.

Detta ökar självklart arbetsbelastningen för en översättningsprojektledare (TPM): Det handlar inte längre om att skicka några e-postmeddelanden mellan dig själv, kunden och översättaren. Det handlar om dussintals meddelanden om dagen, hundratals om veckan, tusentals om månaden. Och det handlar inte bara om meddelanden – det handlar om status, framsteg och processer som du måste ha koll på.

Projektledare är centrala i allt som händer inom språkbranschen. De är länken mellan kunder, översättare, underleverantörer, partners och interna intressenter. De är de första som kontaktas när något går fel. Det är de som får ta smällen när deadlines inte hålls och projekt misslyckas. Det är inte konstigt att projektledning sägs vara det yrke inom branschen som har högst personalomsättning.

På Smartcat tror vi att automatisering är nyckeln till att avlasta TPM:er från den stress de utsätts för. Precis som flygpiloter har gått från att dra i en massa spakar till att styra högteknologiska cockpits, bör projektledare ta till sig tekniken för att uppnå sinnesro och fokusera på de riktigt viktiga uppgifterna.

Syftet med denna vitbok är att analysera arbetet hos en översättningsprojektledare och, bit för bit, fundera över hur det skulle kunna automatiseras. Alla avsnitt ger inte svar, och de som gör det är inte huggen i sten. Vårt huvudsakliga mål här är att starta en diskussion om ett ämne som hela branschens framgång är beroende av.

Innan vi går in på en detaljerad analys av projektledning inom språkbranschen ska vi kort gå igenom de viktigaste stegen i processen för att hantera översättningar (se diagrammet nedan):

Steg 1: Hantera kundförfrågan
Steg 2: Förbered projektet
Steg 3: Hitta översättare
Steg 4: Utför översättningen
Steg 5: Säkerställ kvaliteten
Steg 6: Leverans
Steg 7: Betalningar

Naturligtvis kan dessa uppgifter delas upp mellan några få personer – allt beror på LSP:s struktur. Det motsatta gäller också: en projektledare kan – och brukar – hantera flera sådana arbetsflöden samtidigt. Detta icke-linjära mönster ökar antalet saker som kan gå fel.

Låt oss nu bryta ner denna process.

Målet med detta steg är att snabbt gå från ett läge där kunden har ett behov av att översätta något till ett läge där de har en konkret offert och en tidsplan från språktjänstleverantören.

Typiska delsteg är:

• Ta emot förfrågan

• Beräkna ordantalet

• Utarbeta en offert

• Se om det finns ytterligare krav, såsom

• Skanna en PDF-fil

• Nedladdning av webbplatsinnehåll

• Borttagning av känslig information före översättning

Utan automatisering har varken kunden eller leverantören något standardiserat sätt att lägga och acceptera projekt, utan använder istället e-post eller chattprogram. Detta leder till mänskliga fel:

• Du måste spara projektrelaterade förfrågningar tillsammans med all annan e-post och riskerar därmed att förlora dem.

• Om en ytterligare förfrågan kommer in för ett befintligt projekt måste du komma ihåg vilket det är och markera det.

• Du måste bifoga all nödvändig information och alla nödvändiga filer i ditt projektledningssystem – om du har ett sådant – eller återigen hålla reda på dem i din e-postkorg.

• Kunden måste vänta på leverantörens svar för att få en offert även för en enkel översättningsförfrågan. Och om de skickar ut förfrågan till flera leverantörer kan den som svarar först få jobbet.

Enkelt uttryckt känner varken leverantören eller kunden att de har full kontroll och kännedom om alla förfrågningar och projekt.

Syftet med automatisering av projektledning är alltså att skapa ett standardiserat arbetsflöde som gör det möjligt för LSP:er att:

1. Bearbeta kundförfrågningar snabbare
Kunden kan skicka ett dokument – eller ladda upp det via en portal – och få en ungefärlig offert direkt. Projektledare behöver inte längre hantera e-postmeddelanden eller ladda ner/ladda upp filer. Detta är särskilt användbart om TPM arbetar med många enkla order, där manuella åtgärder tar mycket tid i anspråk.

2. Aktivera kontinuerlig lokalisering
Alternativt kan de använda en API-anslutning för större innehållshanteringssystem eller arkiv som Wordpress, Drupal, GitHub etc. Automatiserat innehållsutbyte eliminerar omkostnader i samband med uppdateringar, vilket ofta kan förekomma med dagens agila kunder. Det innehåll som behövs för översättning finns alltid tillgängligt för chefen, redo att bearbetas.

3. Undvik mänskliga fel
Filerna visas automatiskt i samma system där de kommer att hanteras och översättas. Detta undviker kostsamma manuella åtgärder och minimerar samtidigt mänskliga fel. Alla deltagare kan vara säkra på att bidragsgivarna arbetar med exakt samma dokument och versioner som kunden har skickat in.

Som ett resultat har TPM en "transportör" som alltid är redo för nya order, och kunden kan vara säker på att de hanteras på ett tillförlitligt sätt.

Efter att beställningen har bekräftats är TPM:s mål att göra projektet klart för översättning så snart som möjligt.

Typiska delsteg är:

• Förbehandla och analysera filerna,

• Analysera medföljande information,

• Beräkna interna statistiska uppgifter,

• Planera interna deadlines.

Utan automatisering kan detta bli en av de svåraste delarna att hantera:

• Om en fil är för stor för en översättare måste du dela upp den i flera delar för att kunna tilldela den till olika personer (detta överlappar steg 3).

• Du måste komma ihåg om du har haft liknande projekt tidigare, som kan innehålla delar av samma text och använda samma terminologi.

• Du måste kontrollera om det finns hela eller delvisa upprepningar i det nya projektet, så att dina översättare inte gör samma arbete två gånger.

• Du måste manuellt exkludera text som inte behöver översättas, t.ex. källkodsutdrag.

Syftet med automatisering är alltså att låta TPM:er:

1. Följ en enklare process
Lösningen måste göra det möjligt för TPM att tilldela olika delar av ett dokument till olika personer utan att dela upp det (se även steg 3). Detta minskar risken för mänskliga fel och påskyndar processen: Om en översättare till exempel inte svarar kan du helt enkelt tilldela dennes del till en annan översättare utan att behöva lägga tid på att dela upp dokumentet på nytt.

2. Återanvänd tidigare översättningar och terminologi
Kundspecifika översättningsminnen (TM) och ordlistor hjälper till att hålla kundens röst konsekvent genom hela projektet. Kunderna bryr sig lika mycket om stil som om kostnader. Översättningsminnen gör det möjligt för leverantören att ge rabatter till sina kunder när upprepat innehåll översätts, medan ordlistor säkerställer att samma terminologi används genomgående.

3. Beräkna interna statistiska uppgifter
Interna statistiska uppgifter om TM-träffar, repetitioner osv. kanske inte stämmer överens med de uppgifter som lämnas till kunden. Leverantören kanske till exempel vill debitera kunden för hela ordantalet, men betala mindre till översättarna för TM-träffar.

4. Ge kontextspecifika kommentarer
Skärmdumpar och förklaringar för vissa delar av källtexten ökar översättningens adekvans avsevärt, eftersom översättarna alltid vet exakt var texten förekommer och vad den betyder – eftersom inte alla strängar är självförklarande.

5. Hantera deadlines bättre
Systemet bör automatiskt föreslå deadlines för varje arbetsflödessteg baserat på historisk produktivitet eller antalet översättare som behövs om deadlinen är fördefinierad. Olika språkkombinationer och specialiseringar har olika genomsnittlig översättningsproduktivitet. Ett system som ger datadrivna förslag hjälper TPM:er att fatta bättre beslut.

Som ett resultat får du istället för en slumpmässig uppsättning osammanhängande verktyg och resurser en enda instrumentpanel där du kan fatta de bästa besluten innan du går vidare till nästa steg, nämligen att hitta leverantörer.

I detta steg är målet att hitta översättare som kan utföra arbetet väl och i tid. Som TPM vill du slutföra detta steg så snabbt som möjligt, eftersom dagens projekt har mycket snäva deadlines. Du vill också att översättarna ska ha relevant expertis och helst positiva omdömen från tidigare kunder.

Typiska delsteg är:

• Kontrollera interna specialister, om du har några.

• Kontrollera kända frilansare, baserat på budget och andra förväntningar.

• Hitta nya frilansare, baserat på dessa förväntningar.

• Valfritt: Boka specialister för ett framtida jobb som annonserats av kunden.

Utan automatisering består det typiska arbetsflödet i att fråga personer om tillgänglighet direkt via snabbmeddelanden eller e-postlistor. Detta tar för mycket tid och gör processen ohanterlig:

• Vissa av dina medarbetare kan åka på semester eller bli sjuka.

• De kan ha för många uppgifter från andra kunder – eller till och med dina kollegor.

• Du måste föra ett kalkylblad eller på annat sätt hålla reda på vem som är tillgänglig.

Om ingen av dem är tillgänglig måste du gå till jobbportaler eller översättningsforum för att anställa nya personer. Här möter du ännu fler utmaningar och lägger ner tid på:

• Skriva ett introduktionsmeddelande,

• Gör bakgrundskontroller av dem som svarar,

• Onboarding de utvalda med ditt arbetsflöde.

Således är syftet med automatisering här att:

1. Flytta arbetsflödet till en plats
När hela arbetsflödet flyttas till en enda plattform behöver TPM inte slösa tid på att växla mellan appar/webbplatser. Att använda en enda användargränssnitt för att hantera leverantörsprocessen sparar inte bara arbete, utan stärker också konsekvensen och tillförlitligheten: Oavsett vilken process du föredrar – intern eller frilansbaserad – är åtgärdssekvensen likartad och bekant.

2. Gör urvalsprocessen datadriven
TPM har detaljerad – och verifierbar – information om översättarnas kompetens, erfarenhet och feedback på deras profiler, och systemet föreslår automatiskt specialister baserat på historiken för deras översatta texter och det aktuella källmaterialet.

Det kan vara svårt att tilldela rätt personer, eftersom många översättare säger att de har erfarenhet av fler ämnen än de faktiskt har. Med ett system som ger datadrivna förslag baserade på faktiska korpusar kan man undvika det problemet.

3. Aktivera spårning av tillgänglighet och produktivitet
TPM kan spåra varje översättares tillgänglighet baserat på aktuell arbetsbelastning och historisk produktivitet – båda dessa faktorer är lätta att beräkna eftersom allt arbete utförs på ett och samma ställe. Inga två översättare arbetar i samma takt, och alla befinner sig inte nödvändigtvis i samma tidszon, särskilt i flerspråkiga projekt, så att fördela arbetet mellan översättarna är en mycket icke-linjär uppgift. Att låta en maskin göra alla beräkningar är till stor hjälp.

Som ett resultat kan TPM hitta och tilldela frilansare inom några minuter eller till och med sekunder och gå vidare till andra projekt.

Slutligen kommer vi till kärnan i arbetet, där målet är att projektet ska slutföras i tid och med hög kvalitet (se även steg 5).

Typiska delsteg är:

• Övervaka framsteg

• Hantera frågor från översättare

• Undvik missade deadlines

Utan automatisering är hela processen en svart låda för TPM:

• TPM har ingen möjlighet att se projektets framsteg annat än genom att fråga översättarna.

• Det finns inget annat sätt att kommunicera med översättarna än genom att skicka e-post eller chatta fram och tillbaka.

• Det finns inget sätt att vara säker på att översättarna verkligen gör det de säger att de gör.

Detta gör att projektledaren är stressad under hela projektet – eftersom det är hen som får ta ansvaret om något går fel.

Syftet med automatiseringen är alltså att underlätta TPM:s arbete:

1. Följ upp framstegen
TPM behöver se information i realtid om framstegen för varje enskilt dokument och deluppgift inom projektet. Genom att hålla fingret på pulsen kan chefen lösa problem i tid och säkerställa att leveransen sker i tid. Om en översättare inte svarar eller om det inte sker några framsteg under en längre tid kan TPM omfördela uppgiften till andra.

2. Kommunicera inom sammanhanget
TPM måste kunna läsa och svara på översättarnas specifika frågor inom deras sammanhang. Sammanhangsspecifika diskussioner sparar tid på att klargöra sammanhanget för varje fråga och ger en enda plats där alla kommentarer kan hanteras. Dessutom, om det är ett flerspråkigt projekt, är kommentaren synlig för alla översättare så att du inte behöver ta itu med samma frågor om och om igen.

3. Var uppmärksam
Systemet bör skicka aviseringar när det upptäcker möjliga problem. Ett exempel är den redan nämnda bristen på framsteg. Andra exempel är närmar sig deadlines, för långsam – eller för snabb – översättning, brist på MT-redigering från postredigerarens sida, och så vidare.

Som ett resultat kommer TPM att kunna se hela processen och reagera på eventuella varningssituationer med ett snabbt och välgrundat beslut.

Målet med kvalitetssäkring är att se till att fel inte bara rättas till, utan förebyggs. I detta avseende är det i allmänhet felaktigt att kalla det ett ”steg”. Det är en kontinuerlig process som pågår före, under och efter alla översättningsprojekt. Men för enkelhetens skull kommer vi att beskriva det på detta sätt här.

Typiska deluppgifter är:

• Återanvänd historiska data före processen

• Kontrollera kvaliteten under processen

• Dra lärdomar efter processen

• Hantera kundklagomål

Utan automatisering är kvalitetssäkringen mestadels reaktiv och intuitiv. TPM kan tilldela en redaktör att granska en färdig översättning, samla in feedback och, beroende på denna, antingen fortsätta eller avstå från att arbeta med samma översättare i framtiden. Detta tillvägagångssätt är långt ifrån optimalt:

• Du vet inte om en översättning är bra innan den är klar.

• Du måste spara informationen om "bra" och "dåliga" översättare någonstans.

• Vissa översättare är "bra" i vissa avseenden och "dåliga" i andra – vilket du också måste komma ihåg.

Som ett resultat måste många TPM:er förlita sig enbart på sin magkänsla när de fattar kvalitetsrelaterade beslut.

Syftet med automatisering är alltså att säkerställa kvaliteten:

1. Datadriven
All historisk data om kvalitet lagras på ett tillförlitligt och strukturerat sätt. Genom att all kvalitetsrelaterad data lagras på ett enda ställe kan den återanvändas av andra projektledare. På samma sätt kan du som TPM återanvända data som rapporterats av andra TPM:er.

2. Proaktiv
Plattformen föreslår automatiskt översättare baserat på deras erfarenhet och ämneskunskap. Som redan nämnts i steg 3 leder tilldelningen av den bäst lämpade översättaren för ett visst uppdrag till både högre produktivitet och bättre kvalitet.

3. Samarbete
Redaktörer kan granska översättarnas arbete inte efteråt utan under processen. Om TPM kan tilldela en redaktör när översättningen bara är 10 % klar kan de snabbt identifiera eventuella större problem med stil, terminologi eller bristande kompetens hos översättaren och åtgärda dem innan de blir för kostsamma att åtgärda.

Som ett resultat blir kvalitetssäkring allestädes närvarande i översättningsprocessen och påverkar varje steg och resultat.

Målet med detta steg är att överlämna de översatta dokumenten till kunden.

Typiska delsteg är:

• Förbered färdiga filer

• Leverera resultatet

Utan automatisering kan det krävas mycket manuellt arbete:

• ”Limma” ihop delar som översatts av olika översättare.

• Se till att formateringen inte går förlorad.

• För stora filer, ladda upp till fildelningsnätverk.

Det tar för lång tid för ett steg som endast innefattar tekniska uppgifter.

Syftet med automatisering är alltså att eliminera nästan all manuell inblandning i detta steg:

1. Ingen manuell "limning" eller formatering
Detta sker automatiskt, där varje textelement ersätts med rätt översättning. Eftersom maskinen gör det mesta av arbetet kan TPM nu bara göra en snabb kontroll efter nedladdningen av filen för att se till att allt är på plats.

2. Enkel användarupplevelse
Alla filer förblir på samma plats och kan laddas ned av TPM eller, i fallet med en portallösning, av kunden. Detta sparar tid på att skicka e-post eller meddela kunden om att uppdraget är slutfört och minskar risken för mänskliga fel, såsom att skicka fel filer och liknande.

3. Extern integration
Alternativt importeras filerna automatiskt till kundens CMS eller arkiv, vilket gör manuella åtgärder onödiga. Detta avslutar lokaliseringsprocessen och befriar TPM från behovet att hantera tredjepartssystem som de inte har någon erfarenhet av att använda.

Som ett resultat tar det praktiskt taget ingen tid för TPM att leverera översättningen.

Även om detta steg, vars mål är att allt arbete ska betalas av kunden och till frilansarna, tekniskt sett inte är en del av projektledningen, är det vanligtvis TPM som utför det.

De delstegen här är:

• Beräkna volymbaserade betalningar

• Valfritt: Beräkna timbaserade betalningar

• Få betalt av kunden

• Betala frilansare

Utan automatisering kan detta snabbt förvandlas till en mardröm:

• Du måste ta reda på varje frilansares föredragna betalningsmetod.

• Du måste manuellt beräkna alla betalningar, med hänsyn till eventuella TM-rabatter och liknande.

• Du måste manuellt skicka varje betalning till varje frilansare.

• Du måste fylla i papper och följa skattelagstiftningen i varje land du betalar till.

Som ett resultat lägger TPM mer tid på detta än på sitt egentliga arbete – för att inte tala om de indirekta kostnaderna som detta medför.

Syftet med automatisering är alltså att säkerställa:

1. Automatisk beräkning av utbetalningar
Alla utbetalningar beräknas automatiskt utifrån utfört arbete, priser, TM-matchningar etc. Tack vare integrationen mellan arbete och betalningar behöver du inte längre göra några externa beräkningar – alla data finns tillgängliga för systemet att räkna ut.

2. Inga individuella betalningar
Betalningen görs en gång och i bulk, och alla ytterligare belopp fördelas automatiskt mellan frilansarna. Detta är den största tidsbesparingen, eftersom TPM inte behöver hantera varje betalning från företaget till frilansaren individuellt, vilket innebär att man sparar timmar av arbete varje vecka.

3. Skatt och lagstiftning
Alla skatte- och pappersfrågor hanteras av plattformen som tillhandahåller betalningstekniken, inte TPM. Att hantera de komplicerade utbetalningarna i varje geografiskt område är besvärligt, så att låta en tredje part sköta detta sparar dig inte bara stress, utan också potentiella böter.

Som ett resultat slipper TPM en av de tråkigaste delarna av sitt jobb, medan frilansare får betalt i sin valuta och med sina föredragna betalningsmetoder.

Många projektledare inom översättning och språktjänstleverantörer är rädda för att automatiseringen ska ta över deras jobb: Varför behöver ett företag en översättningsbyrå om de själva kan sköta hela processen med några få klick?

Nej. Företag kommer alltid att behöva hjälp när de expanderar globalt. Och ju viktigare globaliseringen blir, desto mer kommer de att behöva den. Visst kommer det alltid att finnas företag med egna lokaliseringsgrupper, men det är inget nytt.

Det som sannolikt kommer att förändras är vad företagen förväntar sig av LSP:er och TPM:er. I detta avseende kommer fokus att skifta från att driva och hantera separata jobb till att organisera hela program för att ta sig in på nya marknader.

I båda fallen är detta inte något som kommer att förändras över en natt, eller ens inom ett par år. Vad vi dock kan säga med säkerhet är att språktjänstleverantörer som inte anammar automatisering kommer att hamna på efterkälken och fastna i lösningar som inte längre fungerar.

Vilken sida kommer du att stå på?