Google Docs är det självklara verktyget för ett stort antal företag världen över. Det är enkelt att använda, underlättar samarbete och delning, vilket gör det perfekt för team som arbetar på distans, särskilt med de COVID-19-restriktioner som fortfarande gäller.
När det gäller att använda det för att översätta dina Google Docs-dokument kan processen dock bli frustrerande. Det är inte så konstigt – Google Docs har inte utformats för det ändamålet. Du måste manuellt ladda ner dokumenten, skicka dem till översättarna, få tillbaka översättningarna, ladda upp dem någonstans osv. Alternativt kan du be dem lägga till versioner på sitt språk i samma dokument, vilket i slutändan blir omständligt och svårt att följa.
Det finns ett annat viktigt problem: Vad gör du om dokumentet ändras i efterhand? Det händer hela tiden under aktivt samarbete och leverans av pågående projekt.
I den här artikeln visar vi hur vi själva övervinner dessa utmaningar i Smartcat genom ett kontinuerligt lokaliseringsflöde, och hur du kan göra det för dina egna Google Docs-dokument.
Hur vi gör det på Smartcat
Här är vår Google Drive-mapp där vi lagrar alla källdokument på engelska:
Google-dokumenten själva lagras i undermapparna. Här är till exempel ett utdrag ur mappen ”guides”, som används för att lagra olika guider, vitböcker och så vidare. (För att vara tydlig – mappstrukturen är helt upp till dig, den ska vara den som passar dina behov bäst.)
Varje mapp innehåller både källtexten och översatta versioner av ett dokument, identifierade med språkbetingade suffix:
(src) = källtexten (t.ex. engelska), författad av copywriters
(ru) eller någon annan språkkod = den översatta versionen, automatiskt uppladdad av vårt automatiserade lokaliseringsverktyg
(keys) = en speciell rendering av dokumentet som möjliggör förhandsgranskning i sitt sammanhang för lingvister (mer om detta senare)
Inuti varje dokument ser du ett vanligt Google-dokument, med en skillnad: i början finns en speciell rad som "talar om" för vårt plugin vilka språk dokumentet ska översättas till:
Varje timme skickar vårt synkroniseringsplugin alla källtexter från alla filer i alla undermappar i den delade mappen till ett förkonfigurerat Smartcat-projekt:
Det verkligt fina med detta är synkroniseringen. Anta att du har ett översatt Google-dokument liggande och att du eller copywritern har gjort några ändringar här och där. Dokumentet uppdateras då i Smartcat och översättarna som arbetar med det får uppdateringar till översättningsfilen.
I princip kan copywritrar fortsätta att arbeta med dokumentet medan lingvisterna översätter det. Så även om det har skett en ändring i ett dokument som redan har skickats till lingvisterna för bearbetning, kan de fortsätta sitt arbete utan problem. (Filen uppdateras i början av varje ny timme, t.ex. 17:00, 18:00 osv., så att ändringarna inte blir för frekventa och stör arbetet.)
Men här kommer vår favoritdel: När lingvisterna arbetar med översättningen kan de hänvisa till varje specifikt segment av texten i källdokumentet med hjälp av förhandsgranskningspanelen In-context:
(Just nu är endast källtexten synlig och inte översättningen, men vi arbetar på att implementera detta i en av de kommande versionerna. Du kanske också har märkt att textsegmenten är per stycke och inte per mening. Det är avsiktligt: översättningar av marknadsföringstexter mening för mening kan leda till dåliga resultat. På så sätt ger vi våra översättare mer kreativ frihet och sammanhang.)
När dokumentet är översatt lägger plugin-programmet tillbaka det till din Google Drive vid nästa synkronisering:
Det är viktigt att undvika att göra ändringar i själva Google-dokumentet, eftersom ändringarna kommer att raderas vid nästa synkronisering. Synkroniseringen kan göras på två sätt:
Det bättre sättet: gör ändringarna i Smartcat-dokumentet. Detta säkerställer att alla dina översättningsminnen hålls uppdaterade med relevanta översättningar
Det enklare sättet: Skapa en kopia av måldokumentet i Google Docs, flytta det till en annan mapp för enkelhetens skull och fortsätt ditt arbete där
Hur du kan konfigurera det själv
Vi håller fortfarande på att ta fram en fullständig instruktion så att du kan starta din egen lokaliseringsprocess för Google Docs med Smartcat, så håll utkik efter uppdateringar av den här artikeln. Med det sagt älskar vi att skapa avancerade lokaliseringsarbetsflöden för våra kunder. Om du inte vill vänta kan du kontakta oss så hjälper vi dig!
