Hur mäter du framgången för ditt företag? Eller fattar viktiga affärsbeslut om anställningar och utgifter? Det finns systematiska sätt att följa framstegen inom alla affärsområden, KPI:er. Nyckeltal (KPI:er) är mått som är kopplade till specifika mål inom en organisation. De kan tillämpas på organisationen själv, på avdelningar eller på enskilda anställda.
Om ett av ditt företags mål är att hantera fler affärer kan du till exempel följa upp försäljningsvolymen varje månad och sätta upp ett årligt mål. Statistiken hämtas från olika system, till exempel din bokföringsprogramvara, webbplats eller CRM. Den integreras sedan i affärsrapporter som ger dig en bredare bild av om du uppnår företagets mål.
Varför KPI:er är viktiga för språktjänstleverantörer
De hjälper till att upptäcka företagets svagheter. KPI:er blir grunden för ditt företags tillväxtplan. Upptäck och åtgärda svagheter i ditt företag innan de påverkar dina kunder.
De avslöjar områden med tillväxtpotential. Om du till exempel ser att ett visst språkkombination ständigt genererar högre marginaler och kundnöjdhet kan du fokusera dina försäljningsinsatser där.
De håller ditt företag konkurrenskraftigt. Översättningsbranschen växer. Eftersom det blir allt svårare att attrahera och behålla kunder måste språktjänstleverantörer erbjuda bättre tjänster med smartare affärsmetoder.
Genom att till exempel spåra både dina marginaler för enskilda språkkombinationer och översättningskvaliteten kan du se var du behöver förbättra ditt val av leverantör eller prissättning för att förbli konkurrenskraftig.
Obs! Kolla in vår marknadsplats för att hitta erfarna översättare som söker arbete.
Alla KPI:er är inte användbara
Väl definierade KPI:er på alla nivåer i en organisation kan ge en inblick i dess övergripande hälsa. De kan fungera som motivationsfaktorer för individer och team att uppnå mål. Dåligt definierade KPI:er kan däremot ha skadliga effekter på organisationens moral och välbefinnande.
Låt oss se när KPI:er kanske inte fungerar bäst:
När de inte kombineras med strategiska åtgärder. När mål eller standarder baserade på KPI:er sätts upp för team utan god kommunikation och strategi kan de fungera som demotiverande faktorer.
Om du vill förbättra kundnöjdheten hos dina kunder, skapa en plan för att uppnå det målet, inklusive belöningar för förbättrad kvalitet och prestanda, samt utbildningsmöjligheter, och tydligt ange förväntningarna för varje teammedlem.
När KPI:er inte stämmer överens med företagets mål. Om kvalitet till exempel är ett av organisationens viktigaste mål, men KPI:erna enbart baseras på lönsamhet, kan denna diskrepans orsaka problem. På projektledningsnivå kan det finnas en frestelse att tumma på kvaliteten genom att anlita billigare leverantörer för att uppnå lönsamhetsmålen. Detta kan på lång sikt ha negativa effekter på den totala försäljningen.
Obs! För att göra din projektledning mer effektiv kan du använda en kundportal eller ett översättningshanteringssystem.
Vill du göra ditt översättningsföretag mer effektivt?
Fastställa rätt KPI:er att följa upp
Fastställ KPI:er utifrån ditt företags utvecklingsstadium. Specifika KPI:er är viktiga i olika utvecklingsstadier. Till exempel behöver yngre företag fokusera på att övervaka kvaliteten på översättningarna snarare än att öka sina marginaler.
Prioritera de KPI:er som har mest direkt inverkan på dina kunder. Den viktigaste KPI:n är kundnöjdhet av ett enkelt skäl: det är svårt och dyrt att skaffa nya kunder. Kundlojalitet bör vara det primära målet för alla LSP:er.
KPI:er måste vara SMART. SMART är en akronym som utvecklats av Dr. George T. Doran, konsult och företagsplanerare, för att utvärdera effektiviteten hos ett fastställt mål. SMART-mål är specifika, mätbara, uppnåeliga, realistiska/relevanta och tidsrelaterade.
Är ditt mål specifikt? Vi växer snabbt, men vill förbättra vår bruttomarginal i år.
Hur kan du mäta framstegen mot ditt mål? För att räkna ut vår bruttomarginal kan vi spåra kostnaderna för varje projekt och dra av de totala kostnaderna från den totala intäkten. I Smartcat kan vi enkelt spåra dessa kostnader i realtid och vidta nödvändiga åtgärder för att påverka den KPI:n.
Se till att målet är uppnåeligt och relevant för organisationen. I vår konkurrensutsatta miljö är tillväxtmål, såsom att öka marginalerna, alltid relevanta för organisationens hälsa.
Vilken är tidsramen för att uppnå detta mål? Målet bör uppnås inom sex till tolv månader, men vi kan spåra våra framsteg regelbundet.
Hur kan Smartcat hjälpa dig?
Det finns information som kan hjälpa dig att bedöma och beräkna specifika KPI:er.
Kvalitetssäkringsrapporter kan hjälpa dig att bedöma och beräkna kvaliteten på dina översättningar.
Projektkostnadsstatistik kan hjälpa dig att räkna ut din bruttomarginal och kostnad per ord.
Exempel på KPI:er som är relevanta för LSP:er
Standardiserade KPI:er såsom vinst, försäljningstillväxt och medarbetarnas produktivitet kan tillämpas på alla företag, inklusive språktjänstleverantörer. Andra mått är branschspecifika, såsom översättningskvalitet och översättares produktivitet. På en konkurrensutsatt marknad som översättningsbranschen är KPI:er baserade på kundnöjdhet och kundlojalitet avgörande.
Här är några exempel på KPI:er som kan vara användbara för språktjänstleverantörer. Observera att alla dessa mått kan spåras över en månad, ett kvartal, ett år eller, i många fall, per projekt.
Tillväxt och bibehållande
Netto nya kunder: Antalet nya kunder som företaget har tecknat avtal med under den senaste mätperioden.
Netto nya intäkter: Intäkterna från nya kunder under den perioden.
Aktiva månatliga kunder: Andelen kunder med minst ett projekt under den senaste mätperioden.
Genomsnittligt försäljningspris spåras ofta per projekt eller per ord för varje språk du erbjuder.
Genomsnittlig kostnad: De interna kostnaderna för att slutföra ett projekt, återigen beräknade för varje språk.
Kundbehållningsgrad: Antalet kunder du fortfarande har vid årets slut som du hade i början av året.
Operativa mått
Leverans i tid: Spåra hur stor andel av projekten som levererades i tid.
Genomsnittlig projektlängd: Beräkna den genomsnittliga tiden det tog att slutföra varje projekt.
Kvalitetsbetyg: Byråer som har kvalitetsavdelningar kan slumpmässigt välja ut översättningar och betygsätta dem för att fastställa kvaliteten på en översättares arbete.
Bruttomarginal: Skillnaden mellan försäljningspriset för ord eller sidor som sålts till kunden och kostnaden för översättare och lokaliseringsingenjörer.
Försäljningsvolym per projektledare: Genom att spåra försäljningsvolymen per team kan du se produktiviteten för det teamet och projektledaren.
Kundupplevelse
Net Promoter Score (NPS): En skala från 0 till 10 som anger hur sannolikt det är att en kund skulle rekommendera produkten eller tjänsten till någon annan.
Kundnöjdhet: Detta kan mätas genom enkäter som skickas ut efter större projekt eller två gånger om året.
Utveckla en KPI-strategi
Välj 10 KPI:er att börja spåra på varje nivå. Börja med företagets primära mål och bestäm sedan vilka mätvärden du behöver spåra för att uppnå dessa mål. Se till att de KPI:er du väljer är SMART, kontextuellt kopplade till företagets primära värderingar och prioriterar dina befintliga kunder.
Utse en person som ansvarar för att spåra och rapportera KPI:er på varje nivå. För KPI:er på företagsnivå är detta ofta företagets ägare eller VD. Projektledare tenderar att spåra KPI:er relaterade till varje projekt och deras team.
Granska KPI:er regelbundet. Om du vanligtvis arbetar med stora projekt rekommenderar vi att du granskar KPI:er i slutet av varje projekt. Om du arbetar med ett jämnt antal mindre projekt bör du följa upp dina KPI:er varje månad. Observera att vissa KPI:er, såsom kundnöjdhet, endast behöver mätas varje kvartal.
Utveckla rapporter för kunder och intressenter. Genom att följa upp och rapportera dina KPI:er visar du de investerade parterna vilka framsteg du gör och kan bidra till att bygga upp förtroende. Utveckla specifika rapporter för kunder och intressenter kring de mål som kommer att påverka dem mest.
Omvärdera vilka KPI:er du spårar. När ditt företag mognar bör även dina mål göra det. Yngre företag behöver omvärdera sina KPI:er mer regelbundet – eventuellt varje år. Mer etablerade företag kan omvärdera sina mål mindre ofta och sätta upp fem- till tioårsplaner.
