Hur centralisering av översättningstjänster kan bidra till att skapa mer inkluderande samhällen: en fallstudie från staden Seattle

Denna artikel är en sammanfattning av en fallstudie som ursprungligen publicerades på Migration Policy Institutes webbplats. Författaren till fallstudien är Peggy Liao, specialist på språktillgänglighetsprogram och -politik vid staden Seattle.

När vi talar om språktillgänglighet tänker vi ofta på att tillhandahålla tolktjänster för att hjälpa personer med begränsade kunskaper i engelska (LEP) att kommunicera med myndighetspersonal och delta i samhällslivet. Men översättning är minst lika viktigt – om inte ännu viktigare.

Staden Seattle fick erfara detta på egen hand när man omarbetade sitt språktillgänglighetsprogram under covid-19-pandemin. Staden hade länge förlitat sig på en decentraliserad översättningsmodell, men beslutade att centralisera den för att säkerställa verklig tillgänglighet för invandrare och flyktingar.

I denna fallstudie ska vi titta på hur staden Seattle centraliserade sina översättningstjänster, vilka fördelar man hittills har sett och vilka åtgärder andra städer kan vidta för att förbättra sina egna program för språktillgänglighet.

Innan Seattle stad centraliserade sina översättningstjänster hade man ett decentraliserat system där varje avdelning själv ansvarade för att upphandla språktjänster efter behov. Denna fragmenterade strategi var ineffektiv och ledde ofta till dubbelarbete och ojämn kvalitet.

Eftersom det saknades en central databas där alla översättningar lagrades kunde det hända att olika avdelningar översatte samma dokument flera gånger. Förutom ökade kostnader kunde det också innebära att samma term översattes på olika sätt mellan avdelningarna, vilket kunde förvirra och frustrera invånare med begränsade språkkunskaper (LEP).

När staden stod inför en oöverträffad efterfrågan på översättningstjänster under pandemin insåg man att det behövdes en mer strömlinjeformad och centraliserad strategi.

Det första som staden Seattle gjorde var att centralisera översättningen av dokument. För detta ändamål inrättade man ett team bestående av över 50 professionella översättare från det lokala samhället för att översätta material till de 20 vanligaste språken i Seattle. Språktillgänglighetsteamet vid kontoret för invandrar- och flyktingfrågor (OIRA) blev navet för översättningstjänsterna.

För det andra beslutade staden att använda ett datorstött översättningsverktyg (CAT) för att stödja centraliseringsarbetet. Efter att ha granskat flera alternativ valde staden Smartcat, en molnbaserad CAT-plattform. Tack vare att den är webbaserad var den lättillgänglig för stadens utspridda personal, och dess många funktioner – såsom översättningsminne, ordlistor och verktyg för kvalitetssäkring – bidrog till att optimera arbetsflödena och påskynda processen samtidigt som kvaliteten bibehölls. Plattformen möjliggör också att alla leverantörer kan betalas ut i ett enda steg, vilket effektiviserar upphandlingsprocessen.

Om olika avdelningar tidigare kunde komma att översätta samma dokument flera gånger, finns det nu ett centralt arkiv för alla översättningar, så att vilken avdelning som helst kan komma åt och återanvända dem efter behov.

”När avdelningar lämnar in ett projekt som liknar ett de har gjort tidigare kommer systemet att påminna översättarna om tidigare översatt innehåll”, säger Peggy Liao, stadens specialist på språktillgänglighetsprogram och -policy. ”Både översättningsminnet och termbaserna gör den skriftliga kommunikationen på språket konsekvent och professionell.”

”Enbart Smartcats funktion för leverantörshantering har sparat oss cirka 1 000 timmar per år i administrativt arbete och projektledning (motsvarande en halv heltidsanställd) genom att automatisera vårt pappersarbete och våra betalningar till de över 50 lingvister som vi regelbundet anlitar från vårt lokala nätverk”, tillägger Peggy. ”Smartcats teknik för automatisk översättning, Smartwords, gör det möjligt för oss att enkelt återanvända tidigare översatt innehåll och har minskat våra översättningskostnader med 17 %. För en kommun innebär dessa siffror en enorm skillnad i hur vi fördelar våra resurser för att bättre kunna betjäna våra invånare.”

Med det nya systemet på plats kan språkteamet nu hantera förfrågningar om översättningstjänster mycket mer effektivt.

Så här fungerar det:

1. Alla stadens anställda kan skicka in ett dokument till Smartcat-portalen. De kan se kostnaden direkt och senare följa hur arbetet fortskrider.

2. Språkteamet ser projektet dyka upp i sin Smartcat-arbetsyta och tilldelar det till community-översättare.

3. Community-översättarna loggar in på Smartcat och ser ett tabellgränssnitt där originaltexten är uppdelad i meningar, som visas som rader. De ser originaltexten till vänster och skriver in översättningen till höger.

4. Om flera översättare arbetar med samma dokument kan de se varandras framsteg i realtid och lämna kommentarer. Detsamma gäller för eventuella granskare eller redaktörer som behöver kontrollera översättningen.

5. Under arbetet har översättarna tillgång till översättningsminnen – det vill säga databasen med tidigare översatt innehåll. De behöver inte heller söka manuellt – så fort Smartcat ”ser” en översättning som de har gjort tidigare dyker den upp som ett förslag.

6. Översättarna har också tillgång till terminologidatabaser, även kallade ”ordlistor”, där de kan slå upp specifika ord eller fraser vars översättningar har godkänts som standard.

7. När översättningen är klar kan Language Access-teamet se den direkt utan att behöva ladda upp eller ta emot filer via e-post.

8. Två gånger i månaden upprättar teamet en faktura i plattformen som omfattar alla färdigställda översättningar för månaden. När fakturan har betalats fördelar Smartcat pengarna till översättarna i enlighet därmed.

Hittills har staden Seattle upplevt en rad fördelar med att på olika sätt centralisera sina översättningstjänster, till exempel:

• Jämlik tillgång. Genom att samla alla språktjänster på ett ställe har staden kunnat erbjuda rättvis tillgång för invandrare och flyktingar. Nu kan uppsökande verksamhet och kommunikation bedrivas på ett mer samordnat sätt, där alla avdelningar arbetar utifrån samma översättningsbank.

• Enhetlig kommunikation. Stadens användning av översättningsminnen och terminologibaser har bidragit till att säkerställa en enhetlig och professionell kommunikation på respektive språk inom alla avdelningar. Översättningsminnen och ordlistor bidrar till att samma term översätts på samma sätt varje gång, vilket innebär att det inte uppstår förvirring eller frustration hos invånare med begränsade språkkunskaper.

• Effektiva arbetsflöden. Användningen av teknik har bidragit till att optimera arbetsflödena och påskynda översättningsprocessen samtidigt som kvaliteten bibehålls. Eftersom alla avdelningar nu har tillgång till samma översättningsbank finns det inget behov av dubbelarbete eller oro för inkonsekvens.

• Lokal arbetskraft. Genom att samarbeta med lokala översättare har staden kunnat stödja den lokala arbetskraften. På detta sätt får invandrare och flyktingar inte bara bättre tillgång till stadens tjänster, utan också möjligheten att arbeta för staden och bidra till sitt samhälle.

Seattles erfarenheter är ingalunda unika. Faktum är att många andra städer och kommuner står inför samma utmaningar när det gäller språktillgänglighet. Detta är särskilt relevant i den nuvarande geopolitiska situationen, då hundratusentals flyktingar och invandrare strömmar till städer runt om i världen.

Seattles erfarenheter kan hjälpa andra kommuner att förbättra sina egna program för språktillgänglighet genom att vidta dessa fem viktiga åtgärder:

1. En enda ansvarig instans. Genom att utse en heltidsanställd med ansvar för språktillgänglighetspolitiken kan staden säkerställa att programmet får den uppmärksamhet det förtjänar.

2. Standardisering. Genom att bygga upp terminologidatabaser och använda översättningsminnen kan staden säkerställa att översättningarna är konsekventa och av hög kvalitet.

3. Lokala samhällen. Genom att samarbeta med lokala professionella språktjänstleverantörer eller översättare från lokalsamhället kan staden stödja den lokala arbetskraften.

4. Teknik. Genom att använda teknik på ett genomtänkt sätt kan staden optimera arbetsflöden och påskynda översättningsprocessen samtidigt som kvaliteten upprätthålls.

5. Utbyte av bästa praxis. Genom att ansluta sig till ett regionalt nätverk för språktillgänglighet kan staden utbyta bästa praxis med andra kommuner och dra lärdom av deras erfarenheter.

Tack vare de lokaliseringslösningar som Smartcat erbjuder kan städer anta en mer helhetsinriktad och samordnad strategi för språktillgänglighet. Genom att centralisera sina översättningstjänster kan de säkerställa rättvis tillgång för alla invånare, effektiva arbetsflöden och enhetlig kommunikation mellan alla avdelningar.