De vanligaste lokaliseringsfelen och hur man undviker dem

Lokaliseringschefer är trötta på att klicka – samma tråkiga manuella arbete dag ut och dag in, utan tillräckligt med tid för optimering och kvalitetskontroll eftersom de ofta måste springa för att hinna ikapp. Här är några av de största misstagen som lokaliseringschefer gör och några idéer om hur man kan lösa dem.

Lokaliseringschefer har ett extremt komplicerat men spännande, tvärvetenskapligt jobb som kräver kunskaper inom olika områden: IT, lingvistik, ekonomi och till och med personalfrågor. De hanterar projekt, budgetar, arbetsflöden och kundkommunikation och samarbetar med en mängd internationella yrkesverksamma. Med en tydlig förståelse för företagets eller kundens målgrupper strävar de efter att leverera översättningar som passar de regioner som är målet.

Därför behöver lokaliseringschefer ha en bibliotekarens organisationsförmåga och en armégenerals planeringsförmåga. Även med dessa färdigheter i bagaget kan de ibland stöta på problem utan ordentlig planering, kommunikationsrutiner, verktyg och rapportering.

Lokaliseringschefer är oftast under press att ta på sig mer arbete och hålla – eller flytta fram – deadlines för flera projekt. Därför är det viktigt att vara tydlig när det gäller en uppgifts genomförbarhet för att lyckas. Lokaliseringschefer som svarar ”Kanske” eller ”Jag ska se vad jag kan göra” på förfrågningar kan utsätta sig själva för månader av stress. När du säger ”Ja” bör det inte vara en reflexmässig reaktion. Tänk först på projektets omfattning. Som lokaliseringschef bör du vara medveten om hur lång tid uppgifter generellt tar. Om du inte vet det kommer du att ha svårt att svara på frågan. Genom att kontinuerligt hålla reda på hur många timmar varje typ av uppgift tar eller fråga specialister, t.ex. översättare, korrekturläsare och röstskådespelare, får du en bättre uppfattning.

Efter att ha uppskattat projektets varaktighet bör du undvika att ange ett specifikt datum. Ange istället ett intervall som omfattar en säkerhetsmarginal för både leveransdatum och budget. Genom att till exempel lägga till två veckor eller ytterligare 500 dollar slipper du oroa dig för att det tar för lång tid eller kostar för mycket. Den primära intressenten kommer att vara nöjd med den sparade tiden eller pengarna.

Det sista du vill vara som lokaliseringschef är en digital pappersvändare med det tråkiga jobbet att klicka, arkivera, ladda upp, ladda ner och andra meningslösa, tidskrävande uppgifter. Det är därför du måste utnyttja tekniken till fullo. Vissa system förser dig med arbetsflöden och alla verktyg du behöver för att:

• Tilldela uppgifter,

• Ge instruktioner,

• Beräkna budgetar och

• Hitta översättare och andra typer av inhyrd personal.

Det har skett en ökning av molnbaserade lokaliseringshanteringsverktyg som uppfyller dessa krav. Webbaserade TMS-system är en utmärkt lösning tack vare deras samarbetsfunktioner, bättre priser och mer frekventa uppdateringar än traditionella installerbara programvaruverktyg. Till exempel minskar Smartcats molnbaserade allt-i-ett-plattform lokaliseringschefernas manuella arbete med upp till tio gånger jämfört med den traditionella LSP-kombinationen av TMS, CAT och kalkylblad. Den centraliserade och heltäckande konfigurationen sparar dig från att tröttsamt hoppa mellan kanaler, flikar och andra verktyg, medan den teknikstödda projektdistributionsfunktionen fördelar jobb till frilansare och leverantörer 30 % snabbare än e-post. Efter att ha bytt från ett manuellt till ett molnbaserat TMS rapporterade EthnoLink LSP rapporterade 24 % i genomsnittliga kostnadsbesparingar och färre dagar för att slutföra projekt.

Oavsett vilket översättningsverktyg du använder, se till att det underlättar ditt arbete. Skriv ner en lista över dina största problem och testa programvaran i en live-testversion – nöj dig inte med att bara läsa om funktionerna. Bocka av din lista medan du går igenom programvaran och se hur den står sig efter din utvärdering. Du kanske också hittar några funktioner som du inte visste att du behövde!

Låt vår förutseende oro bli förutseende tänkande och planering.
~ Winston Churchill

Du kanske inte inser att du gör det, men många av oss planerar saker i huvudet och tror att vi kommer att kunna komma ihåg dem. Det blir dock allt svårare när du har 100 uppgifter med olika prioriteringsnivåer att delegera.

En plan och ett arbetsflöde är avgörande för att ett projekt ska bli framgångsrikt och punktligt. Det gör att du kan visa ditt team vad som förväntas av dem, ger din chef en översikt och fungerar till och med som en presentation för att sälja dina tjänster till potentiella kunder. Smartcat erbjuder de organisatoriska verktyg du behöver med realtidsbaserade, praktiska arbetsflöden som du kan anpassa efter dina specifika behov.

Planera projektet så att du inte glömmer något viktigt.

Du kanske är smart, men du kan omöjligt känna till alla detaljer i allas jobb. Teamwork och att involvera medlemmarna i planeringen ökar sannolikheten för framgång. Vissa chefer försöker göra hela planen på egen hand, men de skulle vara ännu effektivare om de lyssnade på andra yrkesmäns åsikter och erfarenheter. Det är ju trots allt de som ska utföra arbetet. Att ta hänsyn till deras synpunkter hjälper dem att engagera sig i projektet och få en känsla av delaktighet.

Du behöver inte heller konsultera ett internt team av översättare – ta kontakt med frilansare via onlineforum för att få den information du söker. Smartcat har till exempel en blomstrande community med många engagerade yrkesverksamma som är ivriga att utbyta idéer.

”Det största problemet med kommunikation är illusionen att den har ägt rum.”

~ George Bernard Shaw

Har du någonsin hört uttrycket ”om du antar, gör du både dig själv och mig till åtlöje”? Detta uttryck är mycket tillämpligt för lokaliseringschefer. Ju fler instruktioner du ger, desto bättre. Ju tydligare dina önskemål och intentioner är, desto mer precisa blir resultaten.

Alltför ofta ger lokaliseringscheferna sina översättare få eller inga instruktioner och blir sedan förvånade när de får tillbaka något som skiljer sig från vad de förväntade sig. Ibland beror det på bristande erfarenhet, men även erfarna proffs missar detta steg när de har ont om tid. Översättare kan bara utgå från sammanhanget. Antaganden ökar mängden arbete som måste göras om.

I värsta fall misslyckas projektet. En studie visade att 29 % av projekten misslyckas på grund av dålig kommunikation.

Här är några resurser som du kan tillhandahålla språkspecialister för att förse dem med nödvändig information:

• Riktlinjer: språkinställningar och stilguider.

• Kontext: skärmdumpar, exempel eller CMS-integration.

• Ordlistor: tekniska termer, varumärkesterm och stavningsvariationer.

• Beskrivning av målgruppen (kundprofil): vem skriver översättaren för och hur kan de utforma texten så att den blir så effektiv som möjligt?

• Dokumentation om företagets varumärke: företagskultur, värderingar etc.

Smartcat erbjuder möjligheten att lägga till stilguider, referensmaterial och kommentarer för uppgiftsspecifika instruktioner. Den inbyggda chattfunktionen och segmentkommentarerna är utmärkta för att svara på frågor.

Att granska dina projekt kommer att hjälpa dig och ditt team att växa och förbättras i framtida uppgifter. Tyvärr missar många lokaliseringschefer detta steg i ett projekts livscykel, ofta på grund av tidsbrist. Om de har några lärdomar att dela med sig av, gör de inte alltid det heller. ”Kriget mot felaktigheter” bör vara lokaliseringschefens huvudsakliga strid.

En retrospektiv för hela teamet – eller åtminstone en med alla teamchefer – är ett utmärkt sätt att rätta till tidigare misstag. Lokaliseringchefen bör underlätta för alla att ge feedback om vad man bör göra mer eller mindre av och sluta eller börja göra.

För att utvärdera olika mätbara projektfaktorer, såsom produktivitet, hastighet, kostnad och kvalitet, har Smartcat några verktyg i rockärmen. Team Performance Intelligence-rapporterna låter dig se hur produktiv du har varit och övervaka framstegen över tid, medan inbyggda kvalitetssäkringsfunktioner visar antalet fel i terminologi, interpunktion, datum etc.

Med hjälp av verktyg för att minska antalet repetitiva uppgifter, övervaka projektets framsteg och utvärdera resultaten kan lokaliseringschefer återgå till den roliga delen av sitt arbete, såsom lokalisering och kvalitetsoptimering, och till och med njuta av en paus då och då.

Är det inte något att sträva efter? Se själv utan några förpliktelser – prova Smartcat idag.