Betalningar inom översättningsbranschen – Hur man automatiserar fakturering

Hur översättningsföretag kan halvera den totala kostnaden för betalningsprocessen, vilket resulterar i en EBITDA-tillväxt på upp till 50 %.

De viktigaste faktorerna som driver tillväxten i en översättningsverksamhet är försäljnings- och marknadsföringsinsatser samt produktionsskalbarhet, där automatisering av betalningar spelar en viktig roll. Även om effektiviteten i betalningsprocessen ofta försummas i de tidiga skedena, blir den snabbt avgörande när verksamheten börjar växa. Du kan starta ett företag som språktjänstleverantör (LSP) med bara några få leverantörer. Men när du växer börjar du arbeta med dussintals och sedan hundratals frilansare, som var och en utför flera uppdrag per månad. Du måste då beräkna upplupna kostnader för flera hundra uppdrag varje månad och sedan betala med de metoder som leverantörerna föredrar. Vid den tidpunkten kommer du förmodligen att anställa flera medarbetare för att hantera hela fakturerings- och utbetalningsprocessen. När volymen av rutinarbete ökar blir fakturering och utbetalningar en flaskhals i ditt arbetsflöde. Även om du kanske presterar bra inom försäljning, marknadsföring och översättning som sådan, kanske du gör små framsteg på grund av ineffektiv fakturering och utbetalningar. Då är det viktigt att du automatiserar dem om du vill avancera till en nivå där du bekvämt kan hantera hundratals eller tusentals leverantörer och kunder över hela världen.

Ett annat betydande hinder för tillväxt är att ta emot betalningar från kunder utomlands. I länder med mindre utvecklade finansmarknader kan denna process vara mycket besvärlig för båda parter. Kunderna har svårt att göra banköverföringar till dessa platser och kan välja leverantörer baserade i USA eller EU bara för att det är enklare att betala till dem. Dessutom kan kostnaderna för obligatorisk valutakonvertering och provisionerna för att bara kreditera pengarna till deras lokala konto vara ganska höga.

Genom att prata med tusentals av våra användare runt om i världen har vi hittat ett sätt för dig att undvika de vanliga fallgroparna och bli mer konkurrenskraftig och snabbväxande genom att automatisera din supply chain management och specifikt dina betalningsoperationer.

Nedan beskrivs sex viktiga rutiner som språktjänstleverantörer kan automatisera för att öka effektiviteten och höja sin vinst med upp till 50 %.

Du behöver inte ingå avtal med varje frilansare eller språktjänstleverantör separat. Du tecknar ett översättningsavtal med Smartcat och betalar en faktura som inkluderar betalningar till alla leverantörer som du anlitat under den perioden. Du kan konfigurera dina betalningsvillkor, så du behöver inte ändra dina nuvarande utbetalningsrutiner.

Smartcat automatiserar dina utbetalningar och pappersarbete för varje enskild frilansare eller LSP.

Tänk dig att du inte behöver hantera alla dessa avtal och inte behöver ta itu med hundratals transaktioner varje månad. Enbart denna förändring kommer att ha en enorm inverkan på din effektivitet, särskilt om du redan har dussintals (och fler blir det) aktiva leverantörer.

Om du har turen att vara baserad i ett ekonomiskt utvecklat land och endast gör betalningar inom dess gränser, kan transaktionskostnaderna vara relativt små. Men om din betalningsprocess omfattar mer än bara ett par länder med gynnsamma villkor kommer du oundvikligen att spendera upp till 5–10 % bara på provisioner för penningöverföringar. Och du kanske inte ser tydligt var du spenderar dina pengar, eftersom det tar ännu mer tid att analysera dessa transaktioner. Detta inkluderar inte den tid du lägger på att stämma av betalningsmetoder, förhandla om avtal, överväga skattekonsekvenser och komma överens om hur du delar provisioner med betalningsmottagare. Du tenderar vanligtvis att glömma, ignorera eller helt enkelt ha svårt att beräkna dessa tillägg till transaktionskostnaderna. Du uppskattar utbetalningskostnaderna som rena direkta transaktionskostnader och undrar sedan var marginalen har tagit vägen.

Med Smartcat gör du helt enkelt en banköverföring eller onlinekortbetalning enligt dina egna betalningsvillkor, och sedan är allt klart. Resten sker automatiskt och hanteras av Smartcat.

Olika länder behandlar skattefrågor för betalningar från företag till privatpersoner på olika sätt. Detsamma gäller för betalningar som görs över gränserna. Alla dessa skillnader i beskattning av frilansare är ett arv från för flera decennier sedan, när affärsverksamheten inte var lika global som idag och företag inte arbetade med frilansare på distans i samma utsträckning som idag. Om du vill växa inom översättningsbranschen måste du hantera andra språkkombinationer än ditt modersmål, vilket innebär att du måste samarbeta med frilansare från flera olika länder. I genomsnitt är endast 10 % av de personer som är involverade i ett översättningsföretags verksamhet interna anställda, resten är frilansare från hela världen. Men skillnaderna finns fortfarande kvar och du vill inte att ditt redovisningsteam ska slösa tid på att studera skatte- och efterlevnadsrisker. För att kunna arbeta effektivt och i stor skala under dessa omständigheter måste du ha en transparent och enhetlig process för massutbetalningar till alla leverantörer över hela världen.

Du behöver inte tänka på vilka skatter du måste betala eller vilka blanketter du måste samla in beroende på din betalningsmottagares skatterättsliga hemvist.

Och du behöver inte ändra dina juridiska och finansiella ramverk för att hänga med i de ständiga förändringarna i skattelagstiftningen, särskilt om du arbetar med dussintals länder. Att upprätthålla ett avtal med Smartcat är enkelt och transparent. Och du kan alltid vara säker på att du uppfyller alla skattekrav.

Att ta in nya leverantörer har aldrig varit en lätt uppgift. De tenderar att ställa många frågor innan de godkänner dina villkor och är redo att påbörja sitt första riktiga uppdrag. Dina leverantörsansvariga måste granska leverantörspriser, rabattprogram samt betalningsvillkor och betalningsmetoder, vilket innebär ännu mer pappersarbete. Ibland leder detta till att du inte kan lägga till en leverantör som du verkligen ville ha i ditt team, trots att den har testats med framgång. Dessa problem tenderar att återkomma även om den första fasen var framgångsrik: leverantörer ändrar hela tiden sin finansiella och affärsmässiga information, och du slösar mer energi på varje ny leverantör som kommer ombord.

Alternativt kan du helt enkelt delegera detta till Smartcat och glömma bort det.

Leverantörerna blir också nöjdare. De har tillgång till alla sina data online dygnet runt, kan se villkoren och har en rad olika betalningsmetoder att välja mellan för varje land. Baserat på vår erfarenhet av LSP:er i olika länder går upp till hälften av den tid de lägger på leverantörshantering åt till att registrera leverantörer och därefter kontinuerligt stämma av villkoren. Den andra hälften ägnas vanligtvis åt sökning och testning. Genom att ta bort detta från din arbetsbörda gör du ditt VM-team dubbelt så effektivt.

Fakturering är tidskrävande om dina projektledare måste hålla reda på all projektstatistik och manuellt beräkna det belopp som ska betalas till varje leverantör. De gör det vanligtvis i ett kalkylblad eller ett TMS (Translation Management System) och kan inte automatiskt spåra jobb som utförs av leverantörer. Så de måste göra det varje gång något ändras, och i ett översättningsprojekt ändras något hela tiden. Antalet ord som ska betalas kan ändras efter slutförandet på grund av TM-matchningar. Vissa leverantörer kanske inte kan slutföra sitt uppdrag inom tidsfristen, så projektledarna måste lägga till fler leverantörer och räkna om det ursprungliga ordantalet. Och så vidare. Detta är en daglig rutin för många språkleverantörer.

Föreställ dig nu att de flesta av dessa beräkningar görs automatiskt medan jobbet utförs. Du har fullständig insyn och säkerhet i hur mycket du är skyldig varje leverantör vid varje given tidpunkt.

Du har alltid allt du behöver för att planera ditt kassaflöde. Och leverantörer kan spåra hur mycket pengar de har tjänat under en viss period online. Detta frigör vanligtvis upp till 10 % av arbetsbelastningen för dina projektlednings- och redovisningsteam. Och det är enormt när du omräknar det till intäkter!

Det är inte alltid lika bekvämt att betala en tjänsteleverantör utomlands som inom det egna landet. Detta är en av anledningarna till att köpare ofta föredrar att anlita en lokal språkleverantör. Det finns länder där denna fråga är särskilt utmanande, och där det kan vara både svårt för kunden och dyrt för dig att betala/få betalt. Omräkning till lokal valuta, orimliga bankavgifter för att bara sätta in pengar på ditt konto och ännu mer pappersarbete – detta är inte något som hjälper dig att driva verksamheten effektivt och snabbt expandera. Den mest uppenbara lösningen är att registrera och driva ett eget företag i ett annat land, till exempel USA, vilket underlättar finansiella transaktioner för både dig och din kund. Det är ingen dålig idé, men det kräver en del initiala investeringar, både i pengar och tid, och detta kan bli dyrare än själva transaktionskostnaden. Det kräver också underhållskostnader, och du vill inte att din dyra amerikanska revisor ska ställa till det med dina många frilansare från olika länder. Alla har inte den specialisering som krävs för att hantera leverantörer från olika länder. Och du vill inte ha en ännu dyrare advokat om något går snett med skatterna.

Det enkla, pålitliga och prisvärda sättet att göra detta på är att ha Smartcat som partner som fakturerar dina kunder å dina vägnar, var och när du behöver det.

Det eleganta med denna lösning är att den inte bara eliminerar besväret med att ta emot betalningar från kunder utomlands, utan också gör det möjligt att använda samma pengar för att betala dina frilansare var som helst, vilket eliminerar en extra transaktion. På så sätt kan du fördubbla din effektivitet jämfört med enbart automatisering av fakturering och utbetalningar.

Enligt några av våra användare har automatiseringen av de sex rutinerna ovan gjort det möjligt för dem att halvera sina totala betalningskostnader, vilket har resulterat i en EBITDA-tillväxt på upp till 50 %.

Effektivitetsvinsten ger dig ett försprång framför konkurrenterna i regionen och påskyndar din globala tillväxt.