LSP-projektledningsverktyg för att sänka dina kostnader och öka värdet

Konkurrensen på marknaden för språktjänster är hård. Det finns tusentals etablerade språktjänstleverantörer världen över, och då räknar vi inte med frilansare. Språktjänstleverantörerna har inte bara flera konkurrenter att tampas med, utan arbetstakten har också ökat. Kontinuerlig lokalisering håller på att bli standard, vilket innebär att LSP-företagen utsätts för ett intensivt tryck att hålla jämna steg med den stadiga strömmen av innehåll och samtidigt differentiera sig och hålla ett vakande öga på intäkterna. Vissa positionerar sig som globala marknadsföringskonsulter och lovar lokalisering som återspeglar specialiserad lokal kunskap, särskilt inom områden där gränsöverskridande e-handel är en blomstrande verksamhet.

Men en LSP kan också göra mycket på backend-sidan för att differentiera sina tjänster och sitt team.

Enkel automatisering av arbetsflöden kan avsevärt minska slöseri och leveranstid – en viktig faktor för många kunder. Detta innebär inte en robotstyrd, anonym upplevelse, utan bara att mänsklig inblandning används där det tillför mervärde. På Smartcat kallar vi det för ”projektledning på autopilot.”

En översättningsteknik för språktjänstleverantörer kan hjälpa dem att snabbt, globalt och dygnet runt erbjuda konsekvent kundsupport. Här diskuterar vi fem områden där kostnaderna kan sänkas samtidigt som kundvärdet ökar.

Anta att ditt mål som språktjänstleverantör är att minska tiden från det att en kund behöver översätta något till det att du ger dem en konkret offert och tidsplan. Det kan finnas vissa hinder som står i vägen: kommunikation om ett projekt som är spridd över flera kommunikationskanaler, eller en situation där du och din kund inte har något standardiserat sätt att lägga in och acceptera projekt. Förlorade meddelanden kan leda till frustration och värre saker. I en tid av kontinuerlig lokalisering vill du inte slösa bort någons tid på att hantera den besvikelse som uppstår när kommunikation går snett.

En självbetjäningsportal som kunderna kan använda för att skapa nya förfrågningar för projekt och för att ta emot och acceptera offerter kan vara till hjälp. Kunder och LSP:er kan arbeta med projekt på portalen, vilket minskar den tid som läggs på flera kommunikationskanaler. En självbetjäningsportal gör det också möjligt för kunderna att ladda upp filer och se projektets framsteg. Nu behöver man inte längre slösa tid på att skicka e-post eller Slack-meddelanden för att begära uppdateringar.

Allt fler kunder vill idag inte skicka in filer för översättning manuellt. De har egna system för att hantera innehåll, som ibland är samma system som de använder för kod, vilket är särskilt vanligt hos mjukvaruföretag. Att kunna hämta detta innehåll via API:er och skicka tillbaka det när det är klart sparar mycket tid och är ett starkt försäljningsargument för språkleverantörer.

Med tiden förutspår vi att den "gamla", filbaserade innehållsströmmen kommer att sinas, helt enkelt därför att företagen måste minska sin time-to-market för att kunna konkurrera. Samtidigt kommer trafiken i automatiserat integrationsinnehåll sannolikt att öka år efter år.

En LSP:s projektledare ansvarar för att välja lingvister som har relevant expertis och positiva omdömen från tidigare kunder, vars priser passar projektbudgeten och – sist men inte minst – som råkar vara tillgängliga vid rätt tidpunkt. Enligt vår interna undersökning är detta den mest stressande delen av en projektledares arbete. Det är också där de lägger mest tid.

Det vanligaste sättet att kontakta flera lingvister för att se vem som är tillgänglig är fortfarande e-post, och det kan ta timmar att få svar. Instant messenger-tjänster är inte nödvändigtvis bättre. Om någon inte är tillgänglig eller om en leverantör inte svarar måste projektledaren upprepa samma sekvens av att skicka och vänta om och om igen. Att ta in en ny lingvist kan dessutom skapa mer logistisk stress medan denne sätter sig in i LSP:s specifika arbetssätt.

För att avsevärt minska den tid och energi som en projektledare lägger på detta steg är den idealiska lösningen att automatisera leverantörsvalet med hjälp av en datadriven process. Ett leverantörshanteringssystem kan tillhandahålla detaljerad – och verifierbar – information om lingvisters kompetens, erfarenhet och historiska feedback, samt automatiskt föreslå och kontakta specialister baserat på det aktuella källmaterialet.

När en lingvist har accepterat ett uppdrag återstår fortfarande samordningen av bakgrundsinformation, projektfiler och tilldelning av specifika översättningsuppgifter. Att manuellt dela upp delar till flera olika lingvister kan bli tröttsamt. Men om det leverantörshanteringssystem de använder är tillräckligt flexibelt för att även inkludera PM-funktioner, har en LSP en bättre position. De kan automatiskt spåra varje lingvists bandbredd baserat på aktuell arbetsbelastning och tidigare produktivitet – båda dessa faktorer är lätta att beräkna eftersom allt arbete och all relevant information finns samlat på ett ställe.

Att låta en maskin sköta all PM-matematik är till stor hjälp. Ingen översättare arbetar i samma takt, och alla bor inte nödvändigtvis i samma tidszon, särskilt i flerspråkiga projekt. Att använda en enda UX för att hantera leverantörsprocessen sparar inte bara arbete utan stärker också konsekvensen och tillförlitligheten. Oavsett vilken process du föredrar – intern eller frilansbaserad – är åtgärdssekvensen likartad och bekant.

De faktorer som driver tillväxten för en LSP är dess försäljning och marknadsföring samt dess produktionsskalbarhet, där automatisering av betalningar spelar en nyckelroll. Du kan självklart starta din LSP-verksamhet med bara några få leverantörer, men när du växer börjar du arbeta med dussintals och sedan hundratals frilansare. Du måste beräkna upplupna kostnader för flera hundra jobb varje månad och betala med varje leverantörs föredragna metod. Vid denna punkt kommer du troligen att behöva anställa flera personer för att hantera hela fakturerings- och utbetalningsprocessen.

Men nu är det möjligt att enkelt hantera hundratals eller tusentals leverantörer och kunder över hela världen, även när man arbetar med översättare som bor i länder med mindre utvecklade finansmarknader. Tänk dig att du bara behöver underteckna ett enda avtal om översättningstjänster och betala en enda faktura som inkluderar betalningar till alla leverantörer som du anlitat under den perioden.

Smartcat har till exempel bankkonton i flera valutor och lokala juridiska enheter över hela världen och kan därmed erbjuda bättre priser än vad som är normalt för vanliga banköverföringar, vilket resulterar i gränsöverskridande avgifter på så lågt som 1 dollar och ännu mindre för inhemska utbetalningar. Att ha ett enda avtal kan också hjälpa dig att vara säker på att du följer de ständiga förändringarna i skattelagstiftningen i olika länder.

Sist men inte minst har vi datorstödda översättningssystem, eller CAT-system. De flesta språkleverantörer använder redan denna typ av teknik, men vissa gör det fortfarande inte – detta avsnitt är till för dem.

Varför är det viktigt att använda ett CAT-verktyg? Repetitivt innehåll kan verkligen skada ett språktjänstföretags resultat. Att manuellt leta efter textstycken som har översatts tidigare i tidigare projekt, eller som använder samma terminologi, är kanske inte något som dagens språktjänstleverantörer har råd med. I en tid av kontinuerlig lokalisering går saker och projekt alldeles för fort.

Ett bra kundspecifikt CAT-verktyg kan spara tid och pengar när upprepade innehåll översätts. Om LSP använder besparingarna till andra delar av sin kärnverksamhet eller vidarebefordrar rabatten till sina kunder är naturligtvis upp till dem.

Översättningsminnen säkerställer också att kundens röst förblir konsekvent genom hela projektet. För kunder som bryr sig lika mycket om varumärke och stil som om kostnader är detta viktigt.

"Proffstips: Kolla in Smartcats gratis online-CAT-redigerare"

I en värld där innehåll blir livsnerven i alla företag är det inte längre en önskvärd åtgärd att automatisera så många uppgifter som möjligt, utan en nödvändighet. Smartcats sammankopplade översättningsramverk är ett sätt att hantera detta. Oavsett vilken lösning du slutligen väljer måste språktjänstleverantörer snabbt anpassa sig för att kunna arbeta snabbare än någonsin tidigare – annars riskerar de att förlora mark till mer flexibla konkurrenter.