3 400 000 ord på 10 dagar: Fallstudie om efterredigering hos Localex

För bara några år sedan skulle en berättelse om en mindre språktjänstleverantör som hanterade ett projekt på flera miljoner ord på bara några veckor ha låtit helt otroligt. Idag är det verklighet tack vare teknik – och lagarbete.

Localex är en språkleverantör som grundades 2015 av en grupp lokaliseringsspecialister som arbetar på distans. Även om företaget aldrig har dragit sig för att ta sig an svåra projekt skulle en begäran om att efterredigera 6 500 000 ord på knappt tre månader vara en utmaning även enligt deras mått. Dessutom var kunden ett av världens ledande teknikföretag, så det var inte bara pengar som stod på spel, utan också företagets rykte.

LSP beslutade sig för att ta sig an projektet. Trots de hinder de stötte på längs vägen lyckades de göra det till en framgång. Vilka svårigheter stötte de på och hur övervann de dem? Låt oss ta reda på det.

Men först, låt oss ta en titt på siffrorna:

Nu över till utmaningarna.

Localex arbetar både med interna och betrodda frilansande språkexperter. För ett så stort projekt behövde de dock utöka sina team till över 20 lingvister för vissa språk och till över 100 lingvister totalt.

Localex behövde utöka sina team till över 20 lingvister för vissa språk och till över 100 totalt.

Tack vare Smartcats 250 000 starka marknadsplats kunde kunde Localex snabbt hitta nya efterredigerare och lägga till dem i översättningsprocessen – allt med hjälp av Smartcats användargränssnitt och utan att skicka ett enda e-postmeddelande eller söka på externa jobbportaler.

I en konventionell miljö skulle det krävas 10–15 projektledare för att hantera 130 lingvister. Det är fler än Localex har internt. Dessutom skulle detta oundvikligen öka projektkostnaden. Och då skulle man behöva en chef som hanterar alla projektledare.

Callout: I en konventionell miljö skulle du behöva 10–15 projektledare och dessutom en chef som hanterar alla projektledare.

Kärnan i Smartcat är en kraftfull plattform för automatisering av arbetsflöden som gör det möjligt att följa framstegen, kommunicera med medarbetarna och hantera projektets tillgångar på ett och samma ställe. Detta gjorde det möjligt för Localex att hantera hela projektet med endast fyra interna projektledare.

”Smartcat möjliggjorde smidig kommunikation för oss, vilket är avgörande när man arbetar med ett så stort team av efterredigerare, korrekturläsare, kvalitetssäkringsspecialister och projektledare.” — Çiğdem Tura, Localex Operations Manager

När man hanterar ett projekt av denna storlek är det frestande att ge en viss ”tolerans” för lägre kvalitetsstandarder och endast använda automatiserade QA-verktyg. Men detta var inte den väg Localex ville gå.

”Vi ville inte ’gömma oss’ bakom den stora volymen och den snäva tidsfristen och använda dessa som ursäkter för att leverera arbete av lägre kvalitet.”

Localex tilldelade visserligen dedikerade medarbetare för att säkerställa kvaliteten ur både teknisk och språklig synvinkel, men en ytterligare och ofta förbisedd kvalitetsförbättring kom från Smartcats samarbetsinriktade natur.

”När någon lämnar en kommentar kan alla lingvister inom alla språk se den. På så sätt varnade lingvisterna varandra för tvetydigheter, diskuterade möjliga missförstånd och delade användbara länkar. I många fall märkte vi att det utvecklades en vänskaplig och produktiv relation mellan lingvisterna.”

”^{När någon lämnar en kommentar kan alla lingvister inom alla språk se den. Vi har märkt att det har uppstått ett produktivt band mellan lingvisterna.”}

Det var kundens önskemål från början att använda efterredigering för detta projekt. Den främsta anledningen var självklart priset: PEMT kostar minst hälften, ibland till och med tre gånger mindre än ”konventionell” översättning. Detta medförde en rad speciella utmaningar.

Även om PEMT långt ifrån är ett nytt begrepp inom branschen, har många företag och – framför allt – översättare ännu inte förstått dess väsen. Många försöker redigera den råa MT-utdata för mycket i strävan efter ”perfektion” (vad det nu betyder). Å andra sidan finns det personer som inte är tillräckligt uppmärksamma och missar MT-utdata som låter naturligt men som faktiskt är felaktig.

Localex delade TAUS-riktlinjerna med alla efterredigerare. Tack vare Smartcats kommentarfunktion kunde de göra detta direkt i dokumentet och i sitt sammanhang, så det behövdes inga ändlösa e-postkedjor.

Olika MT-motorer hanterar olika typer av innehåll på olika sätt, och man kan aldrig i förväg veta vilken som är bäst för just ditt projekt. För ett så stort projekt kan kostnaden för ett misstag bli för hög.

Lyckligtvis stöder Smartcat en rad olika maskinöversättningsmotorer som kan testas genom att helt enkelt markera respektive kryssrutor. Detta kan göras individuellt för varje språk:

Även om neuronal maskinöversättning gör MT alltmer lämpligt för "tillräckligt bra" översättningar, kan det ibland inte ens klara det. Vanliga orsaker är felaktig formatering av källtexten, stavfel – antingen oavsiktliga eller avsiktliga – och liknande. I ett specifikt delprojekt var MT-resultatet så felaktigt att översättaren var tvungen att göra om allt från början.

Localex vände sig till kunden för att förklara situationen och lyckades lyckligtvis få full förståelse och samtycke från deras sida. Både Localex och översättaren kunde arbeta till en högre taxa än vad som ursprungligen avtalats. De respektive beloppen lades till fakturorna med hjälp av Smartcats funktion för automatisk betalning.

Ett projekt på flera miljoner ord omfattar ofta en rad olika format, som alla kräver sin egen approach. Localex fick till exempel arbeta med ett dussintal olika format, var och ett med sina egna särdrag.

Även om de flesta CAT-verktyg stöder olika filformat, varierar stödets omfattning från ett verktyg till ett annat. Localex kunde använda Smartcat för de flesta av dem, även om vissa behövde förbehandlas först – mer om det senare.

När det gäller IT-projekt kan dokument komma i anpassade format som inte känns igen av CAT-verktyg direkt. Ett format som Localex var tvungna att arbeta med var till exempel XLF, som visserligen var XML-baserat, men hade flera utmaningar som gjorde det svårt att lokalisera. Dessa inkluderade extremt långa segment, komplicerade taggstrukturer och anpassade platshållare.

Localex utförde vissa normaliseringsuppgifter på källinnehållet, tog bort onödiga radbrytningar, döljde taggar, segmenterade om och lade till platshållare för icke-översättningsbara delar. Detta underlättade arbetet för efterredigerarna och ökade i slutändan produktiviteten.

När du måste betala 130 lingvister spridda över hela världen blir betalningarna ett mycket större problem än när det bara är ett dussin personer i ett land. Varje land har sina egna regler för inkommande betalningar och vissa länder stöder inte de metoder du är van vid, för att inte tala om att transaktionskostnaderna kan variera från acceptabla till orimliga.

Localex använde Smartcats betalningsautomatiseringslösning på två sätt: För det första för att betala de frilansare som anlitats via Smartcat. I det här fallet är processen helt smidig och Smartcat beräknar automatiskt alla kostnader för varje jobb. För det andra lade Localex till anpassade skulder för jobb som inte var relaterade till översättning och inkluderade dem i samma fakturor.

Företaget behövde inte hantera någon pappersexercis för betalningar till frilansare, de sparade pengar på transaktionskostnader och behövde aldrig fundera över juridiska eller skattemässiga aspekter, eftersom allt detta sköttes av Smartcat.

I slutändan levererade Localex projektet i tid och till kundens belåtenhet. Specifika resultat inkluderar:

• 30–40 % produktivitetsökning

• 5 000–8 000 ord/dag översätts i genomsnitt av varje postredigerare

• 40 % besparing i projektkostnader

• Feedback insamlad från över 100 lingvister

• Nya data för träning av MT-motorn

• Feedback till Smartcat för vidare förbättring

Storlek

• Hitta nya postredigerare på Smartcats marknadsplats

• Använd Smartcats automatiserade arbetsflöde för att kommunicera och följa upp framstegen

• Uppmuntra teamarbete bland lingvister för att säkerställa kvaliteten

Efterredigering

• Dela TAUS-riktlinjer med efterredigerare

• Testa olika MT-motorer för att se vilken som passar bäst

• Kom överens med kunden om en ”MT-bypassplan”

Tekniska detaljer

• Se till att ditt CAT-verktyg stöder alla eller de flesta förväntade filformat

• Förbehandla och normalisera filer för att förenkla översättningen

• Använd Smartcats betalningsautomatiseringsplattform för att undvika pappersarbete

Det kan verka kontraintuitivt att ett stort teknikföretag beslutade att lägga ett så stort projekt i händerna på en mindre byrå och inte en transnationell MLV. Men om man tittar närmare på denna fallstudie blir skälen uppenbara.

För det första kan en liten byrå ägna alla, eller nästan alla, sina resurser åt den kunden och därmed bli ett slags ”teamkamrat” under projektets gång. ”Vi hade dagliga möten med vår kund varje morgon, där vi delade status och tog itu med eventuella problem, och vi var tillgängliga dygnet runt för förfrågningar”, säger Bekir Diri, internationell försäljningschef på Localex.

För det andra möjliggör detta en mycket mer transparent process. Det som en MLV sannolikt skulle göra med ett sådant projekt är att hitta tio mindre LSP:er och överlåta delar av projekten till dem. Allt som händer på djupare nivåer är helt dolt för kunden, vilket gör det omöjligt att följa projektets framsteg i realtid.

Sist men inte minst har MLV:er mycket högre omkostnader. Detta inkluderar:

• Den extra personalstyrka de behöver,

• De reklamkostnader som på ett eller annat sätt ingår i projektpriset, och

• Marginalerna från varje LSP längre ner i kedjan som är inblandad.

När man sammanfattar allt detta kan man förstå varför kunder som faktiskt har en uppfattning om hur branschen fungerar blir alltmer ovilliga att samarbeta med de ”jättarna” och föredrar mindre, mer flexibla byråer som leverantörer.

Tyvärr är det många kunder som inte vet hur branschen fungerar. Lösningen? Dela den här historien med dem och hjälp dem att fatta rätt beslut.