Hur man lokaliserar Google Sheets och effektiviserar översättningar

När det gäller lokalisering av Google Sheets kan ditt företag stöta på två möjliga scenarier. Kanske använder du Google-kalkylblad i din verksamhet och behöver bara översätta innehållet. Eller kanske använder du Google Sheets för att hantera översättningar. Detta är en vanlig praxis. Det verkar så naturligt till en början: Du ställer in en kolumn på ”engelska” och nästa på ”spanska”, och innan du vet ordet av har du ett helt referensdokument som dina översättare, projektledare och ingenjörer kan använda.

Det finns många anledningar till varför människor väljer att arbeta med kalkylblad: de är lätta att skapa, kan formateras på miljontals olika sätt och har smarta formler. Men när dina översättningsinsatser växer kommer du snart att inse att det finns nackdelar med att använda kalkylblad som ditt huvudsakliga lokaliseringsverktyg.

I den här artikeln undersöker vi några av problemen med att använda kalkylblad för att hantera översättningar och hur Smartcat Google Sheets translator kan hjälpa dig att övervinna dem.

Innan vi börjar, här är en kort definition av TMS:

💡 Översättningshanteringssystem (TMS) är utformade för att stödja och hantera storskaliga översättnings- och lokaliseringsuppgifter. De ger en tydlig översikt över det översättningsarbete som behöver göras och du kan tilldela uppgifter till lingvister, oavsett om det gäller översättning, redigering, korrekturläsning eller någon annan relaterad tjänst. Du kan integrera ett TMS med dina befintliga programvaruverktyg, vilket gör att du enkelt kan skicka innehåll till det och få översättningar tillbaka till ditt verktyg utan att behöva göra det manuellt, t.ex. genom att kopiera och klistra in. TMS har också många användbara funktioner som maskinöversättning, ordlistor och översättningsminnen. Nästa steg är att ta reda på hur du får översättningar direkt till dina Google Sheets.

Läs mer om översättningshanteringssystem (TMS).

Kalkylblad är utmärkta för små projekt med ett begränsat antal intressenter, men de blir snabbt svåra att hantera när projekten växer i omfattning och komplexitet. Här är fem vanliga misstag som du kan stöta på.

1. Det är lätt att göra misstag (och svårt att upptäcka dem)

Kalkylblad är utformade för numeriska data. Det kan göra dem besvärliga att arbeta med när du hanterar text. Celler och teckensnitt kan vara för små, det är lätt att av misstag radera eller infoga tecken, och det finns ingen visuell stavningskontroll som hjälper dig att upptäcka misstag.

2. Du slösar mycket tid på repetitiva uppgifter

Tänk dig att du måste översätta ett dussin meningar som bara skiljer sig åt i ett eller två ord. I ett kalkylblad måste du uppdatera varje mening manuellt. Det är inte bara tidskrävande och felbenäget, utan gör det också lätt att förbise små förändringar som leder till inkonsekvenser i dina översättningar. Och för varje språk du lägger till i Google Sheets blir problemet ännu större.

3. Det är svårt att få en tydlig överblick

När du arbetar med mycket text kan kalkylblad snabbt bli överväldigande. Hur många meningar återstår att översätta? Hur många ord? Hur lång tid kommer det att ta att slutföra projektet? Det kan vara svårt att få en tydlig bild när du tittar på en lång lista med strängar i ett kalkylblad.

4. Det kan vara riskabelt att flera personer uppdaterar samma dokument

Det är inte ovanligt att flera personer arbetar med samma kalkylblad samtidigt. Detta kan dock leda till alla möjliga problem, från att man skriver över varandras arbete till att man tappar bort vem som gjorde vad och när. Värst av allt är att alla som har redigeringsrättigheter av misstag kan radera eller ändra viktig information.

5. Import-/exportfel är alltför vanliga

Det är inte alltid lätt att importera och exportera kalkylblad från ditt arkiv – eller vad du nu använder för att lagra och återge dina strängar. Detta kan leda till fel, såsom förlorade data eller felaktig formatering.

Vissa personer och företag använder inte Google Sheets alls utan använder istället Excel. Även om Excels offlinefunktion kan hjälpa till med några av de problem som nämns ovan, medför det också egna utmaningar:

• Olika personer som arbetar med tabeller kan leda till inkonsekvenser. Om du arbetar med flera personer på samma projekt riskerar du att stöta på olika komplikationer, från problem med cellformatering till inkonsekventa tabellstrukturer.

• Du kan inte uppdatera strängar direkt. Med Excel skickar du ut dina strängar för översättning en gång. Det innebär att om du behöver göra ändringar i efterhand måste du gå igenom hela processen igen.

• Det är ännu svårare att hålla koll på framstegen. Eftersom allt sker utanför molnet är det enda sättet att hålla sig informerad att ständigt kolla med alla som arbetar med projektet. Detta kan snabbt bli tröttsamt och tidskrävande.

Eftersom kalkylblad är så problematiska, varför inte helt enkelt slopa dem? Det finns ju specialverktyg, som översättningsplattformar eller översättningshanteringssystem (TMS) som är särskilt utformade för lokaliseringsprojekt av alla former och storlekar.

Detta kan vara den perfekta lösningen för många företag och privatpersoner. Men i verkligheten är det så att om det finns många intressenter involverade i dina lokaliseringsprojekt, från ingenjörer och produktchefer till översättare och leverantörer, är det enda system som alla är någorlunda bekanta med kalkylblad.

Lyckligtvis finns det en lösning som ger dig det bästa av två världar: Smartcats översättningsplugin för Google Sheets, en integration som kopplar samman ditt TMS med Google Sheets. På så sätt kan alla fortsätta arbeta i de verktyg de är mest bekväma med, samtidigt som de får alla fördelar med ett centraliserat, molnbaserat TMS.

Hur kan integrering av Google Sheets hjälpa dig?

Genom att integrera Google Sheets med en översättningshanteringsplattform kan du lösa många av de problem som vi nämnde ovan. Här är vad du får:

• Översättare kan arbeta i en redigerare som är särskilt utformad för översättning. Det innebär att de kan dra nytta av funktioner som ordböcker, ordlistor och kvalitetskontroller – alla utformade för att hjälpa dem att arbeta snabbare och uppnå bättre resultat.

• Upprepade strängar uppdateras automatiskt. Med ett TMS kan du ställa in översättningsminnen som automatiskt infogar översättningar för strängar som redan har översatts – vilket sparar tid, arbete och pengar.

• Du kan följa framstegen i realtid. Med en översättningshanteringsplattform kan du se hur många meningar, dvs. strängar, som har översatts, hur många som fortfarande väntar på översättning och hur mycket projektet kommer att kosta.

• Allas åtkomsträttigheter är tydligt definierade. I ett TMS kan du kontrollera vem som har åtkomst till vilka delar av projektet, vad de får göra och när de får göra det. En redaktör kan till exempel bara granska och godkänna översättningar efter att de har slutförts av en översättare, och en översättare kan inte påverka en annan översättares arbete.

• Ändringar uppdateras i realtid. Om du konfigurerar en integration kommer alla översättningar automatiskt att skickas till ditt innehållshanteringssystem (CMS) eller arkiv, vilket eliminerar behovet av import-/exportoperationer som tar tid och kan leda till misstag.

Smartcats integration med Google Sheet är utformad för att hjälpa dig att effektivisera ditt lokaliseringsarbetsflöde och spara tid och pengar på dina lokaliseringsprojekt.

Inställningsprocessen är enkel:

1. Installera tillägget Smartcat för Google Sheets.

2. Öppna ett kalkylblad med originaltexten – eller ett tomt kalkylblad med kolumnrubriker som visas nedan:

1. Klicka på Smartcat-tilläggsknappen, logga in med ditt Smartcat-konto och ange vilken kolumn som innehåller källtexten och vilken kolumn som ska användas för översättningar:

1. Ett alternativ är att automatiskt översätta din text med hjälp av Smartcats AI-baserade automatiska översättning:

1. Skicka texterna till Smartcat så att mänskliga redaktörer kan slutföra översättningen:

Det är allt – nu kan du njuta av alla Smartcats funktioner och fördelar, samtidigt som du fortfarande arbetar i det välbekanta Google Sheet-gränssnittet om någon av dina intressenter föredrar det traditionella kalkylbladet.

Kalkylblad har sin plats, men de blir snabbt ett hinder när du hanterar översättnings- eller lokaliseringsprojekt av betydande storlek och komplexitet. Lyckligtvis finns det verktyg som kan hjälpa dig att övervinna deras brister och få det bästa av två världar: flexibiliteten hos ett kalkylblad och kraften hos ett översättningshanteringssystem.

Om du letar efter en Google Sheets-integration som kan hjälpa dig att effektivisera ditt lokaliseringsarbetsflöde, uppmanar vi dig att prova Smartcats tillägg för Google Sheets – det är gratis att använda och du kan komma igång med bara några få klick.