En inblick i eBay:s Lunch & Learn: Hur ett globalt L&D-team skalar upp lokaliseringsarbetet med Smartcat

Smartcats Lunch & Learn-programmet består av skräddarsydda utbildningssessioner — som ingår i vissa Smartcat-abonnemang — där Smartcats experter sätter sig ner med ditt team för att omvandla en arbetstimme till en konkret plan för att skala upp flerspråkigt innehåll. Varje session utformas utifrån just ert teams innehåll, arbetsflöden och tillväxtmål, inte utifrån ett generiskt webbinariemanus. Nyligen gjorde Senior Manager of Instructional Design Kristen Recupero och eBays utbildningsteam för Global Customer Experience (GCX) gjorde just det – och det de tog upp är värt att dela med sig av.

Ett Smartcat Lunch & Learn är ett avslappnat och givande arbetsmöte som kombinerar en live-genomgång, konkreta exempel anpassade efter teamets egna användningsfall, en öppen frågestund samt en praktisk handlingsplan att ta med sig hem.

Den är utformad för företagsteam som producerar innehåll på flera språk och som vill göra det snabbare, mer kostnadseffektivt och mer enhetligt utan att förlora den lokala kontrollen. Sessionerna täcker vanligtvis följande områden: avkastning på investeringen och global räckvidd, automatisering av arbetsflöden, användningsfall som spänner över flera avdelningar, enhetlighet i varumärkets tonfall samt en förhandsvisning av en framtidssäker färdplan.

eBays internationella L&D-team – som omfattar Irland, Tyskland och USA – är alla delaktiga i översättningsprocessen. Utbildningsutvecklarna tar fram det utbildningsmaterial som eBays kundtjänstmedarbetare använder sig av, medan specialisterna på utbildningsleverans granskar och lokaliserar detta material för marknader som Frankrike, Italien, Spanien och Tyskland.

Teamet hanterar även eBays Workday LMS och har intern expertis inom översättningsteknik. Tillsammans ser de till att eBays supportteam i frontlinjen hålls välutbildade och samordnade på alla marknader där företaget är verksamt. De använder Smartcat som verktyg för att översätta en kurs från en enda källa till fem språk utan manuellt efterarbete.

Smartcats team, bestående av kundansvarig, fältingenjör, L&D-experter och produktchefer, bidrog till att upplevelsen blev en succé.

Lunch & Learn inleddes med en genomgång av eBays resultatmått för det första året, vilket banade väg för en diskussion om hur man ytterligare kan effektivisera de interna lokaliseringsprocesserna. Sessionen fokuserade på att visa hur man kan påskynda de nuvarande arbetsflödena och gav en förhandsvisning av kommande funktionsuppdateringar i Smartcat, vilket säkerställer att teamet fortsätter att följa plattformens produktplan.

Genomgången av färdplanen fokuserade på tre funktioner. Den första var inbyggd SCORM-kursöversättning, där kursstrukturen, texten på bilderna, inbäddade bilder och ljudberättelsen bevaras, istället för att tvinga fram en manuell export, ombyggnad och återimport. De flesta format för kursskapande kan lokaliseras i ett enda steg istället för att delas upp i separata arbetsflöden. (Läs steg-för-steg-instruktioner för SCORM-översättning i Smartcats hjälpcenter)

Behöver du något som går att dela? Hämta PDF-filen med SCORM-lokaliseringen på en sida.

Därefter fick teamet se en direktsänd, komplett översättning av en eBays Storyline-kurs till fem språk. Demonstrationen visade hur plattformen automatiskt identifierade alla mediefiler i kursen – 61 bilder och 42 ljudinspelningar i exemplet – och lät teamet välja vilka filer som skulle inkluderas eller hoppas över, istället för att bearbeta allt blint.

Demonstrationen omfattade hela e-lärandeupplevelsen i Canvas: en liveförhandsvisning av bilder där den översatta texten visades i sitt sammanhang; en tidslinjeditor för att synkronisera ljudberättelsen med bildernas visningstakt; samt bildöversättning som ersätter texten på skärmen samtidigt som den ursprungliga layouten och typsnitten bevaras.

Smartcat AI Voice over erbjuder ett varierat röstbibliotek där man kan välja röst för varje enskilt material, vilket gör att olika berättarröster kan anpassas efter behov.

Resultatet som teamet fick se var en kurs från en enda källa som lanserades på fem språk, där design, media och tempo bevarades fullt ut – och inte ett enda avsnitt översattes från grunden.

Smartcats verktyg ”Content Update Coworker” hjälper team att hantera ändringar genom att automatiskt identifiera berörda kurser och föreslå nödvändiga ändringar, samtidigt som en medarbetare hålls informerad för slutgiltigt godkännande.

I kombination med dynamiskt flerspråkigt SCORM eliminerar detta verktyg behovet av fullständig omöversättning och manuell ompaketering genom att endast skicka den text som har ändrats vid uppdateringar och automatiskt publicera den i ditt LMS.

För team som hanterar stora, ständigt föränderliga utbildningsbibliotek på flera marknader innebär detta att det löpande underhållet av kurserna förvandlas från ett tidskrävande, manuellt arbete till en nästan omedelbar, automatiserad process.

Om ert team producerar innehåll på fler än ett språk kommer ett exklusivt ”Lunch & Learn”-evenemang från Smartcat att visa er exakt hur ni kan skala upp verksamheten – snabbare och alltid i linje med varumärket – med ert eget innehåll som exempel. Det ingår i ert abonnemang, är skräddarsytt efter era arbetsflöden och ja, lunchen bjuder vi på. Börja planera ditt teams session här:

Kan man tilldela olika röster till olika texter?

Ja. Smartcats AI-röstinspelning sker per enskilt material istället för en gång för hela kursen. I redigeraren väljer du en röstprofil för varje målspråk. Inom en kurs kan du tilldela olika röster till olika berättarröster eller ljudsegment. Detta gör det möjligt att använda flera olika röster i en och samma kurs där det är lämpligt, till exempel genom att använda en annan berättarröst för en introduktion än för en dialog i ett scenario.

Du kan förhandsgranska varje röst innan du tillämpar den, och du kan byta röst när som helst innan du exporterar. Arbetsplatsadministratörer och projektledare kan också sammanställa en uppsättning ”favoritröster” för teamet, så att formgivarna kan välja från ett enhetligt och godkänt röstbibliotek på alla marknader. Tillgängligheten för röster varierar beroende på språk, så de alternativ du ser är begränsade till de språk du översätter till.

Kan förhandsvisningen visas på en andra skärm?

Förhandsvisningen av bilden öppnas i ett separat fönster, vilket gör att du kan dra den till en andra skärm. Denna konfiguration gör att du kan arbeta med översättningsredigeraren och den renderade bilden sida vid sida som en del av redigerarens förhandsvisnings- och tidslinjefunktion. Du kan visa den översatta texten i bildens sammanhang samtidigt som du spelar upp AI-rösten för att kontrollera tidssynkroniseringen.

Den översatta texten kan bli betydligt längre eller kortare beroende på språket. Tysk och franska blir till exempel ofta 20–30 % längre än engelska, medan kinesiska och japanska oftast blir kortare. Genom att använda en förhandsgranskning i realtid på en andra skärm blir det mycket enklare att upptäcka layoutöverflöd, konstiga radbrytningar eller tidsavvikelser innan du publicerar.

Om man exporterar alla språk i en enda SCORM-fil, hur uppdaterar man den då utan att behöva översätta allt på nytt?

Dynamisk flerspråkig SCORM-paketering är utformad för att lösa utmaningen med uppdateringar av hela paketet. Istället för att kräva en fullständig omöversättning och ny uppladdning spårar Smartcat din kurs på segmentnivå med hjälp av översättningsminne. När en försäkringsvillkorsrad, produktinformation eller en enskild bild ändras skickas endast den ändrade texten för översättning. Du debiteras endast för just den delen, medan allt oförändrat innehåll hämtas direkt från minnet. Systemet publicerar sedan uppdateringen automatiskt tillbaka till ditt LMS, så att du aldrig behöver ladda ner eller paketera om SCORM-filen manuellt.

För ett team som hanterar ett stort kursbibliotek på fem marknader innebär detta att underhållet av kurserna förvandlas från ett återkommande manuellt arbete till en nästan omedelbar synkronisering. Observera att den inbyggda hanteringen fungerar bäst för kurser skapade i Articulate Rise. SCORM-kurser skapade i Storyline följer en process med XLIFF-export, översättning och återimport. Tänk på denna skillnad när du planerar uppdateringar av kurser som skapats i Storyline.