Hur TopCon med säkerhet skalat sin process för innehållslokalisering: Fallstudie

När Topcon började se exponentiell tillväxt i sitt utbud av produkter, upptäckte de snart att deras lokaliseringsinställning inte kunde hantera den snabbt ökande volymen av lokaliserat utbildningsmaterial och eLearning-kurser som krävs för att stödja både globala kunder och personal.

För att råda bot på detta valde Michelle Quirke, Australien-baserad Program Engagement Manager på Topcon, att arbeta med Smartcat som en strategisk partner för att skala flerspråkigt innehåll, förbättra produktiviteten och öka hastigheten till marknaden.

Topcon Corporation grundades 1932 och är en global tillverkare inom positionering (undersökningar och GPS), konstruktion och jordbruk. Med 5 000 anställda har Topcon 65 kontor i 29 länder världen över och levererar produkter till 198 länder och regioner. År 2021 gjorde Topcon 137,2 miljarder yen i nettoomsättning (cirka 1 miljard USD).

Närhelst företaget lanserar en ny produkt måste Michelle och hennes team tillhandahålla eLearning och utbildningsmaterial för kunder och personal över hela världen för att säkerställa att alla är uppdaterade och fullt utbildade.

De behöver regelbundet översätta instruktionsinnehåll till 10 språk: tyska, franska, italienska, japanska, holländska, spanska, ryska, turkiska, förenklad kinesiska och brasiliansk portugisiska.

Innan Topcon arbetade med Smartcat hade Topcon några grundläggande översättningsprocesser på plats som fungerade under en tid, men när företaget började växa exponentiellt för några år sedan behövde det ett sätt att skala och påskynda lokaliseringsprocessen. Michelle och hennes team behövde specifikt ett sätt att skala flerspråkigt innehåll över sina regionala kontor och för sina internationella kunder.

Dessutom hade Michelles team bett rank och filanställda utan erfarenhet av lokalisering att översätta innehåll. Även om de var modersmålstalare hade de ingen expertis och i slutändan begränsad bandbredd för att hjälpa till med arbetsbördan.

Smartcats användarvänliga och intuitiva mänskliga-AI-arbetsflöden gav Topcon, och Michelles team specifikt, möjlighet att sätta upp en hållbar och produktiv lokaliseringsprocess, som krävde minimal introduktion och gav transparens i alla funktioner.

Michelles team trappade sedan upp sitt lokaliseringsspel ytterligare och skapade stilguider och personliga röster för sina kundpersonas, som de, förutom ordlistor, kunde lägga till som resurser till Smartcat.

"Lättheten att använda inom Smartcats intuitiva plattform, stödet som Smartcat tillhandahåller och möjligheten att hämta frilansgranskare eller leverantörer från samma plattform. Allt jag behöver finns här, i ett företagsspråk AI-lösning."

Michelles team kunde använda Smartcats industriförsta AI-sourcing av granskare för att snabbt hitta, gå ombord och starta projekt med översättare och korrekturläsare från Smartcat Marketplace, som är integrerat i dess AI-mänskliga arbetsflöden. Smartcat's Marketplace är branschens största, med mer än 500 000 granskade granskare och byråer. Faktum är att Smartcat skiljer sig åt i lokaliseringsbranschen med över 50 % av översättarmarknaden på sin plattform.

Michelle sa också att hon har kunnat vårda en direkt och pågående relation med Smartcats Marketplace-baserade översättare, som har lärt sig Topcons produkter och varumärkesröst.

"Vi kan nu enkelt skapa varianter av ett grundläggande AI-mänskligt arbetsflöde för att hantera processen bättre och eliminera manuella ad hoc-uppgifter. Vi behövde mer samarbete i skapandet av innehåll för att säkerställa att all information i vårt arbetsflöde uppfyllde våra översättningskrav.”

Automatiserade arbetsflöden för lokalisering tar bort aspekter av manuell upprepning genom att minska tiden för att utföra en uppgift, risken för fel och den kontinuerliga kontrollen av uppgifter som kan ha missats. Tidigare var processerna silo: de skulle skicka och ta emot översättningar via e-post, manuellt importera och exportera filer och kommunicera med översättare och intern personal på ett decentraliserat sätt.

"Smartcats automatiserade AI-mänskliga arbetsflöden tillåter oss att "ställa in och glömma" och ger oss förtroende för att arbetet blir gjort."

Michelles team började också använda Smartcats AI-översättning med "Lights Out" automatisk projekthanteringslösning. Den använder Smartcats automatiska översättnings- och översättningsminnen, tar hand om rutinoperationer som att tilldela och fördela arbetsbelastningen mellan leverantörer och ger fullständig transparens. Den tar också hand om fakturering och betalning av granskare tack vare sin företagskompatibla inköpsplattform.

"Smartcats AI-översättning och automatiserade projekthanteringslösning sparar mig mycket tid och arbete. När de väl är inställda kan jag låta dem göra sitt. Alla dessa funktioner fungerar riktigt bra tillsammans."

Michelle kopplade också Smartcat till TopCons Jira-integration för att automatiskt och kontinuerligt skicka och ta emot översättningar.

"När en begäran om översättning av Jira har godkänts, meddelas jag om det nya projektet i Smartcat. Jag kontrollerar projektkonfigurationen och tilldelar den sedan till Smartcats AI-granskare sourcing och automatiserade projekthantering. När projektet är avslutat (efter det sista interna korrekturläsningsskedet) får jag ett meddelande om att Jira-översättningsbiljetten har uppdaterats med målfilerna bifogade och att Smartcat-projektet är klart."

Smartcats enkla att använda AI-plattform erbjuder också flexibilitet för utvecklare att anpassa arbetsflöden och integrationer, vilket är en punkt som Michelle noterade hjälpte till i deras arbetsflöden.

”Vi har producerat 298 projekt; av dessa var över 80 % för eLearning-kurser. Smartcat gjorde det möjligt för oss att öka våra första två målspråk till tio enkelt och snabbt."

Det som brukade ta institutionen 13 timmar att producera en eLearning-kurs på 10 språk minskade till 11 timmar per kurs med den nya Jira-integrationen. Smartcats AI-översättning och automatiserade projektledning, som hanterar projektet från uppgiftstilldelning till slutförande, sparar TopCon uppskattningsvis ytterligare två timmar per kurs.

"Det viktigaste resultatet är mitt förtroende för vår förmåga att enkelt och snabbt skala upp mängden innehållslokalisering vi kan utföra. Med vår kärnpublik som består av anställda, återförsäljare, kunder och slutanvändare, har vi potential att ge ett verkligt mervärde till deras lärandeupplevelse.”