Hur centralisering av språktjänster kan hjälpa till att bygga mer inkluderande samhällen: A City of Seattle fallstudie

Den här artikeln är en sammanfattning av en fallstudie ursprungligen publicerad på Migrationspolitiska institutets hemsida. Författaren till fallstudien är Peggy Liao , språktillgångsprogram och policyspecialist vid City of Seattle.

När vi pratar om språktillgång tänker vi ofta på att tillhandahålla tolktjänster för att hjälpa människor med begränsad engelska kunskaper (LEP) att kommunicera med myndighetspersonal och delta i samhällslivet. Men översättning är lika viktigt – om inte mer så.

Staden Seattle fick reda på detta när de förnyade sitt språkåtkomstprogram under covid-19-pandemin. Staden hade länge förlitat sig på ett decentraliserat tillvägagångssätt för översättning, men beslutade att centralisera det för att säkerställa verklig tillgång för invandrar- och flyktinginvånare.

I den här fallstudien kommer vi att ta en titt på hur staden Seattle centraliserade sina översättningstjänster, vilka fördelar den har sett hittills och vilka steg andra städer kan vidta för att förbättra sina egna språkåtkomstprogram.

Innan staden centraliserade sina översättningstjänster hade staden Seattle ett decentraliserat system där varje avdelning ansvarade för att lägga ut språktjänster på entreprenad efter behov. Denna bitvisa metod var ineffektiv och resulterade ofta i dubbelarbete och inkonsekvent kvalitet.

På grund av bristen på en central databas där alla översättningar lagras kan olika avdelningar sluta med att översätta samma dokument flera gånger. Förutom ökade kostnader kan detta också innebära att samma term kan översättas olika mellan avdelningar, vilket kan förvirra och frustrera LEP-invånare.

Eftersom staden stod inför en aldrig tidigare skådad efterfrågan på översättningstjänster under pandemin, fastställde den att den behövde ett mer strömlinjeformat och centraliserat tillvägagångssätt.

Det första staden Seattle gjorde var att centralisera dokumentöversättningen . För att göra detta etablerade man ett team med mer än 50 yrkesverksamma från det lokala samhället för att översätta material till Seattles 20 främsta språk. Office of Immigrant and Refugee Affairs (OIRA) Language Access Team blev navet för översättningstjänster.

För det andra beslutade staden att använda en språkplattform för att stödja sina centraliseringsinsatser. Efter att ha granskat flera alternativ valde staden Smartcat, en molnbaserad AI-plattform för företagsspråk. Dess onlinekaraktär gjorde det lätt för stadens distribuerade arbetsstyrka att komma åt, och dess många funktioner – såsom översättningsminne, ordlistor och kvalitetssäkringsverktyg – bidrog till att optimera arbetsflöden och påskynda processen samtidigt som kvaliteten bibehölls. Plattformen tillåter också att betala ut alla leverantörer på en gång, vilket effektiviserar upphandlingsprocessen.

Om tidigare olika avdelningar kunde översätta samma dokument flera gånger, skulle det nu finnas ett centralt arkiv för alla översättningar, så att vilken avdelning som helst kunde komma åt och återanvända dem efter behov.

Med det nya systemet på plats kunde Language Access Team nu hantera förfrågningar om översättningstjänster mycket mer effektivt.

Så här fungerar det:

1. Vilken stadsanställd som helst kan skicka in ett dokument till Smartcat-portalen. De kan se kostnaden direkt och senare följa utvecklingen.

2. Language Access Team ser projektet dyka upp i deras Smartcat-arbetsyta. De kan AI översätta det och sedan tilldela granskning till en community-granskare.

3. Samhällsgranskarna loggar in på Smartcat och ser ett tabellgränssnitt där originaltexten är uppdelad i meningar, representerade som rader. De ser originalet till vänster och AI-översättningen till höger.

4. Om det finns flera granskare som arbetar med samma dokument kan de se varandras framsteg i realtid och lämna kommentarer.

5. I processen har granskarna tillgång till översättningsminnen, det vill säga databasen med tidigare översatt innehåll. De behöver inte söka det manuellt heller. Närhelst Smartcat "ser" en översättning som de har gjort tidigare, dyker den upp som ett förslag.

6. Granskarna kan också få tillgång till ordlistor, där de kan slå upp specifika ord eller fraser vars översättningar har godkänts som standard.

7. När översättningen är klar kan Language Access Team se den direkt utan att behöva ladda upp eller ta emot filer via e-post.

8. Två gånger i månaden kommer teamet att förbereda en faktura i plattformen som täcker alla genomförda översättningar för månaden. Efter att fakturan är betald delar Smartcat ut pengarna till granskarna i enlighet med detta.

Hittills har staden Seattle sett ett antal fördelar med att centralisera sina språktjänster på olika sätt.

• Rättvis tillgång . Genom att samla alla språktjänster på ett ställe har staden kunnat ge rättvis tillgång till invandrar- och flyktinginvånare . Nu kan uppsökande och kommunikation bedrivas på ett mer samordnat sätt, med alla avdelningar som arbetar från samma översättningsbank.

• Konsekvent kommunikation . Stadens användning av översättningsminnen och ordlistor har hjälpt till att säkerställa konsekvent och professionell kommunikation på språket mellan alla avdelningar. Översättningsminnen och ordlistor hjälper till att säkerställa att samma term översätts på samma sätt varje gång, så det finns ingen förvirring eller frustration för LEP-invånare .

• Effektiva AI-arbetsflöden . Användningen av AI har hjälpt till att optimera arbetsflöden och påskynda översättningsprocessen samtidigt som kvaliteten bibehålls. Eftersom alla avdelningar nu har tillgång till samma pool av översättningar, finns det ingen anledning att duplicera ansträngningar eller oroa sig för inkonsekvens .

• Lokal arbetskraft . Genom att samarbeta med samhällsgranskare har staden kunnat stödja den lokala arbetskraften. På så sätt får invandrar- och flyktinginvånare inte bara bättre tillgång till stadens tjänster, utan också möjligheten att arbeta för staden och bidra till deras samhälle.

Staden Seattles historia är inte på något sätt unik. Faktum är att många andra städer och kommuner står inför samma utmaningar när det gäller språktillgång. Detta är särskilt relevant i den nuvarande geopolitiska situationen, där hundratusentals flyktingar och invandrare migrerar till städer runt om i världen.

Staden Seattles erfarenhet kan hjälpa andra kommuner att förbättra sina egna språkåtkomstprogram genom att ta dessa fem nyckelsteg:

1. Enskild ansvarspunkt . Genom att utse en heltidsanställd personal för språktillgångspolicy kan staden säkerställa att programmet ges den uppmärksamhet det förtjänar.

2. Standardisering . Genom att bygga ordlistor och använda översättningsminnen kan staden säkerställa att dess översättningar är konsekventa och av hög kvalitet.

3. Lokala samhällen . Genom att samarbeta med lokala professionella granskare kan staden stödja den lokala arbetskraften .

4. Teknik . Genom att använda teknik på ett klokt sätt kan staden optimera arbetsflöden och påskynda översättningsprocessen med bibehållen kvalitet.

Dela bästa praxis . Genom att gå med i ett regionalt språkåtkomstnätverk kan staden dela bästa praxis med andra kommuner och lära av deras erfarenheter.

Tack vare AI-lokaliseringslösningar som Smartcat erbjuder kan städer ta ett mer holistiskt och samordnat tillvägagångssätt för språkåtkomst. Genom att centralisera sina språktjänster kan de säkerställa rättvis åtkomst för alla invånare, effektiva arbetsflöden och konsekvent kommunikation mellan alla avdelningar.