31 timmars arbete sparas varje månad: Babbels översättningsförvandling med Smartcat

Theresa Hein, ledare för innehållsstrategi och lokalisering, och Chiara Zannoni, lokaliseringschef för marknadsföringsteamet, satte sig ner med Smartcats innehållschef, Loie Favre, för att diskutera hur deras översättningsprojekt har framskridit sedan de började använda Smartcat i oktober 2022.

Med marknads- och produktavdelningarna som deras två största interna kunder, ansvarar lokaliseringsteamet för att lokalisera en rad innehållstyper:

• Bloggartiklar

• Alla betalda och ekologiska marknadsföringstillgångar

• CRM (en stor del av deras innehåll)

• Undersökningar för marknadsundersökningar och UX-team

• Produktens användargränssnitt

• Multimedia inklusive video, YouTube, undertexter och skript

Till att börja diskuterade de några av de problem de hade ställts inför innan de började med Smartcat.

Innan de bytte till Smartcat var deras översättningsprocess spridd över ett fåtal plattformar och det innebar mycket manuellt arbete, som att kopiera och klistra in mellan appar. De lagrade artiklar som Google-dokument och behövde manuellt ladda ner källtexter från WordPress och sedan ladda upp dem igen. För varje översättningsbegäran behövde de skapa en biljett på ClickUp (ett projekthanteringsverktyg som inte är avsett för lokalisering).

Att hitta skickliga leverantörer för att hantera Babbels ökande utbud av erforderliga översatta språk visade sig vara tidskrävande. 

Teamet ägnade mycket tid åt att genomsöka olika plattformar (LinkedIn och personliga nätverk) i jakten på lämpliga leverantörer, samla in relevanta detaljer, engagera sig i förhandlingar för att fastställa villkor och priser, genomföra tester och underlätta introduktionsprocessen, främst med hjälp av e-postkommunikation. 

Dessutom stötte teamet på särskilda utmaningar när det gällde att hitta leverantörer som var skickliga i sällsynta språkkombinationer.

Babbel hade en pool på cirka 50 frilansförsäljare. Varje månad behövde de behandla mellan 20 och 30 fakturor, som ekonomiavdelningen betalade ut. De spårade allt i kalkylblad, inklusive uppgifter, antal ord, tjänstetyper och slutpriser.

När lingvister skickade in fakturor skulle lokaliseringsteamet behöva dubbelkontrollera dessa manuellt mot kalkylblad. Ibland kunde redovisningsteamet hitta fel, vilket resulterade i att lokaliseringsteamet måste kontakta lingvister via e-post för att begära korrigeringar.

Förutom inköp och betalning, utförde Theresa och Chiaras team hela projektledningssidan av lokalisering via flera plattformar. En av dessa var e-post, där mycket tid ägnades åt att diskutera leverantörens tillgänglighet, utbyta filer och höra om slutförda uppgifter, utan något sätt att se framsteg som externa leverantörer gjorde i realtid.

Babbels lokaliseringsteam beslutade att de behövde ett mer strömlinjeformat och centraliserat tillvägagångssätt för översättning och lokalisering som skulle eliminera manuella steg som kopiering och inklistring mellan plattformar, långvarig leverantörssourcing och betalningar.

Smartcat skapade en anpassad WordPress-kontakt för Babbel, som nu är en allmänt använd och populär Plug&Play-integration tillgänglig för alla Smartcat-användare.

Tidningen är en kultur- och språkcentrerad blogg som syftar till att inspirera, hjälpa och utbilda Babbels språkinlärare.

1. Innehåll hämtas från WordPress automatiskt.

Smartcat WordPress-anslutningen drar omedelbart källtexter från WordPress innehållshanteringssystem (CMS) och till ett översättningsprojekt på Smartcat AI-plattformen. Översättningar kan också begäras direkt från WordPress.

2. En AI-översättning produceras i Smartcat TMS, som är byggt för enkelhet, samarbete och hög kvalitet. Sedan gör expertgranskare en kvalitetskontroll där det behövs. Alla godkända översättningar sparas i ett översättningsminne.

AI-översättningen kontrolleras av granskade granskare från Babbels frilanspool eller Smartcat Marketplace. Dessa granskare arbetar tillsammans med Babbels lokaliserings- och redaktörsteam i Smartcat Editor. Externa granskare kontrollerar AI-översättningen och det interna teamet godkänner deras arbete. 

3. Det översatta innehållet dras tillbaka till WordPress CMS och lokaliserade versioner av webbplatsen.

När översättningsuppgiften är godkänd dras översättningarna automatiskt tillbaka till de lokaliserade versionerna av WordPress-webbplatsen. Detta skapar en kontinuerlig lokaliseringsprocess som absolut inte kräver någon kopiering och inklistring.

Lokala Babbel-redaktörer tar hand om all ytterligare formatering som krävs i WordPress, och de tycker att den nya integrationen är till stor hjälp.

Google Sheets-integrationen hjälpte Babbel-teamet att skapa ett kontinuerligt översättningsarbetsflöde när det gällde att lokalisera deras marknadsföringsexemplar. Det innebar att de kunde arbeta i sin vanliga digitala miljö, dvs. lägga till kopior i arken som krävs för webbsidor, digitala annonser, visuella tillgångar, videor och mer.

Google Sheets-integrationen drar källtexten från kalkylarken till Smartcat, där den är AI-översatt och sedan kontrolleras, vid behov, av granskare som är specialiserade på marknadsföring. Slutligen drar systemet tillbaka det engagerande och klickvärda lokaliserade innehållet till motsvarande språkkolumner.

Smartcat AI Actions använder kontextuella förbättringar för att producera översättningar och lära dig ditt varumärkes ton, röst och specifika terminologi. Smartcat säkerställer också robusta säkerhetsåtgärder för att skydda användardata, och krypterar och lagrar data i säkra datacenter på olika platser, i enlighet med strikta efterlevnadsbestämmelser. Data används aldrig för att träna generativ AI.

Lokaliseringschefen, Chiara, använder nu också Smartcat företagskompatibel inköpslösning för att köpa leverantörer. Hon använder AI-sourcing-funktionen som matchar granskarens språkpar, specialisering, tillgänglighet, priser och recensioner mot företagets innehåll och projektbehov.

Dessutom har teamet också tillgång till Smartcat Marketplace -databasen med 500 000 granskade lingvister.

"Med Smartcat Marketplace skulle vi kunna täcka fler språk än tidigare och ha stor flexibilitet, särskilt när vi letar upp ovanliga språkkombinationer för vår tidning."

Med Smartcat kan Babbel nu anställa och betala alla granskare under ett avtal och en faktura. Alla pågående uppgifter och slutförda jobb kan ses på en centraliserad sida på plattformen som uppdateras i realtid och lämnar inget utrymme för fel eller missförstånd.

Lokaliseringsteamet visste att det var viktigt för deras affärsenhet att beräkna och mäta nyckeltal för översättning och lokalisering som ett sätt att visa framstegen under det senaste året.

• 7 timmar sparade tack vare WordPress-anslutningen

• 4 timmar sparade i faktureringsprocessen

• 18 timmar sparas genom att undvika manuella översättningsuppdrag

• 2 timmar sparade inköpslingvister

• 95% snabb leverans

Med kvalitet, kulturell lämplighet och kundcentricitet som kärnan i Babbels företagskultur, tog lokaliseringsteamet dessa värderingar till sitt hjärta för att aktivt lyfta företagets översättnings- och lokaliseringsprocesser. Genom att använda den holistiska, allt-i-ett Smartcat företagsspråk AI-plattformen kunde de förbättra arbetsflödeseffektiviteten och få mer flerspråkigt innehåll på kortare tid.

Babbels lokaliseringsteam har också lyckats slå ut sina kvalitetsmått ur parken som ett resultat av deras definierade översättnings- och kvalitetskontrollprocedurer: 100 % kvalitetsinnehåll levererat till interna intressenter.

Babbel kommer att fortsätta använda Smartcat AI för att hantera sitt flerspråkiga marknadsförings- och försäljningsmaterial. Produktteamet har bekräftat att de håller på att migrera till Smartcat som sitt primära verktyg för att lokalisera användargränssnittet för Babbels lärplattform.